Társasház képviseletet ellátó cégek
A társasházak képviseletének ellátása összetett feladat, amely szaktudást, szervezőkészséget és felelősségérzetet igényel. Számos cég kínál ilyen szolgáltatást, különböző szakmai háttérrel és tapasztalattal. Ebben a cikkben bemutatjuk a társasház képviseletet ellátó cégek feladatait, a szolgáltatások széles skáláját, valamint azt, hogy mire érdemes figyelni a megfelelő partner kiválasztásakor.
Mi a társasház képviselet lényege?
A társasház képviselet ellátása lényegében a társasház működésének professzionális menedzselését jelenti. Ez magában foglalja a jogi, gazdasági, műszaki és adminisztratív feladatok koordinálását, a lakóközösség érdekeinek képviseletét, valamint a törvényi előírások betartását.
A cégünk családi vállalkozásként alakult Ferhouse Bt. néven 1995-ben. Akkor egy helyben kezelt társasházzal kezdte meg tevékenységét, azóta több, mint 90 társasház mindennapi ügyeit kezeljük 16 munkatársunkkal karöltve.
A társasházkezelői tevékenységet képzett szakemberekből álló saját csapatunk végzi. Alapvetően minden általunk kezelt társasháznak megfelelő társasházkezelői végzettséggel rendelkező felelőse van, mellette azonban többen is részt vesznek a napi munkában.
A társasházak közös képviselete a fent leírtak alapján, mely nyilván csak egy kis szelete lehetett részletes mindennapoknak, talán az egyik legérdekesebb, összetettebb üzleti ága a versenyszférának.
A társasház képviselet feladatai
A társasház képviseletet ellátó cégek feladatai rendkívül sokrétűek, és az alábbi területeket ölelik fel:
- Gazdálkodás és pénzügyek:
- Közös költség beszedésének, nyilvántartásának és kezelésének megszervezése.
- Számlák ellenőrzése, engedélyezése és kifizetése.
- Pénzügyi kimutatások, elszámolások készítése.
- Költségvetés tervezése és betartatása.
- Pályázatok figyelése és benyújtásában való segítségnyújtás.
- Pénzügyi és adóügyi feladatok ellátása.
- Üzemeltetés és karbantartás:
- Az épület műszaki állapotának felmérése és karbantartási terv kidolgozása.
- Rendszeres és eseti karbantartási munkák megszervezése.
- Hibaelhárítás és sürgős beavatkozások koordinálása.
- Kapcsolattartás karbantartó, hibaelhárító és kivitelező vállalkozásokkal.
- 0-24 órás assistance szolgáltatókkal való együttműködés (lift, gépészet, tűzvédelem).
- Szabványban előírt felülvizsgálatok elvégeztetése.
- Adminisztráció és jogi képviselet:
- Szerződések készítése és kezelése (pl. takarítási, karbantartási szerződések).
- Közgyűlések előkészítése, levezetése és jegyzőkönyvezése.
- Lakók és tulajdonosok tájékoztatása.
- Ügyintézés hatóságokkal és hivatalokkal.
- Jogi problémák kezelése, képviselet bíróság előtt.
- Adatvédelmi előírások betartása.
- Kommunikáció és ügyfélkapcsolat:
- Rendszeres tájékoztatás a társasházat érintő hírekről, eseményekről.
- Lakóktól érkező megkeresésekre való gyors válaszadás.
- Ügyfélfogadás biztosítása.
- Együttműködés a Számvizsgáló Bizottsággal.
A könyvelési, pénzügyi, adóügyi és általános adminisztrációs feladatokat egy a programozókkal közösen fejlesztetett korszerű és átfogó könyvelési és ügyviteli program segítségével végezzük, így a nyilvántartást és a könyvelést is könnyebben, pontosabban, gyorsabban és átláthatóbban tudjuk végezni.
Ügyvitelünk a megrendelői ellenőrizhetőség érdekében valóban könnyen átlátható, a könyvvezetés, a bizonylatok, és azok mellékletei világosan követhetőek, az év végi elszámolásokban a pénzügy területén kevésbé jártas tulajdonosok is könnyen eligazodnak.
Cégünk belső elektronikus mappastruktúrája lehetővé teszi, hogy a bekért ajánlatokat, konszignációkat, szerződéseket, hiteleket és megnyert pályázatokat évek és feladatok szerint rendszerezve, naprakészen és visszakereshető módon tároljuk.
Mire figyeljünk a megfelelő társasház képviseleti cég kiválasztásakor?
A megfelelő társasház képviseleti partner kiválasztása kulcsfontosságú a társasház zavartalan működése és a lakók elégedettsége szempontjából. Az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni:
- Szakmai tapasztalat és referenciák: Kérjen referenciákat, nézze meg a cég korábbi munkáit, tájékozódjon a kezelt társasházak típusáról és méretéről.
- Szakmai végzettség: Győződjön meg róla, hogy a képviseletet ellátó szakemberek rendelkeznek a szükséges végzettséggel és engedélyekkel.
- Átláthatóság: A cég működésének és pénzügyi folyamatainak átláthatónak kell lennie. Kérjen részletes tájékoztatást a könyvelési és elszámolási rendszerről.
- Kommunikáció és ügyfélkapcsolat: Fontos, hogy a cég kommunikatív legyen, rendszeresen tájékoztassa a lakókat, és gyorsan reagáljon a megkeresésekre.
- Árképzés: Kérjen részletes árajánlatot, és hasonlítsa össze a különböző szolgáltatók díjszabását. Ügyeljen arra, hogy az ár tartalmazza az összes szükséges feladatot.
- Szerződés feltételei: Alaposan tanulmányozza a szerződés feltételeit, különös tekintettel a felmondási időre, a felelősségvállalásra és a szolgáltatási körre.
A cég létrehozásának alapötletét az a számtalan rossz tapasztalat hívta életre, amellyel a társasházakban eltöltött éveink során találkoztunk. Majd meghallgattuk ügyfeleinket, hogy mire lenne szükségük a napi működésünk során, mit várnak el tőlünk.
A társasház működéséhez elengedhetetlen a megfelelő gazdálkodás, ugyanis mind a karbantartások, mind pedig a fejlesztések pénzbe kerülnek. Mi birtokában vagyunk azoknak a naprakész pénzügyi ismereteknek, amelyek által olyan rövid- és középtávú pénzügyi tervet tudunk készíteni, amely biztosítja, hogy a társasház a karbantartási tervében szereplő munkákat és a lakók által igényelt fejlesztéseket finanszírozni tudja.
A pénzügyi ismeretek mellett fontos az átláthatóság is, amit azzal biztosítunk, hogy a Számvizsgáló Bizottság, illetve a lakóközösség számára havi elszámolást készítünk.
A társasházkezelés jogi háttere
A társasházak működését és képviseletét számos törvény és rendelet szabályozza, amelyek közül a legfontosabbak:
- A társasházakról szóló 2013. évi CXXXIII. törvény.
- Az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. törvény.
- A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény.
- Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény.
- Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (GDPR).
A társasházaknál Kft. formában látjuk el a közös képviseletet édesapámmal. Mind a ketten ügyvezetők vagyunk, és rendelkezünk közös képviselői képesítéssel is. A közgyűléseken minden esetben engem választanak meg a társaságon belül közös képviselőnek a lakók.
Amennyiben közös képviselőt keres vagy le szeretné váltani a jelenlegit, ahhoz egy közgyűlési határozat szükséges, mivel a közgyűlés, mint a társasház legfőbb döntéshozó szerve, dönt a közös képviselő személyéről. Amennyiben van, fel szükséges menteni a jelenlegi közös képviselőt, majd pedig meg kell választani az újat.
Kérdések és válaszok a társasház képviselettel kapcsolatban
Kérdés: Ha én kilépnék a cégből, édesapám tudná képviselni a társasházakat megválasztás nélkül, mivel a Kft. maradna a közös képviseletet ellátó társaság továbbra is?
Válasz: Igen, amennyiben a Kft. rendelkezik a szükséges képviseleti jogosultságokkal és a társasházak közgyűlése a Kft.-t választja meg képviselőként, akkor a cég ügyvezetői jogosultak eljárni a társasház nevében. Azonban a pontos jogi helyzet mindig az adott társasház alapító okiratától és a közgyűlési határozatoktól függ.
Kérdés: Ha egy cégen belül több közös képviselő van, akkor meg kell jelölnünk egy adott társasháznál annak, hogy ki lesz a közös képviselője személy szerint vagy elegendő csak a Kft.-t megnevezni?
Válasz: Általában elegendő a Kft.-t mint jogi személyt megnevezni. A társasház képviselésére a cég jogosult, és a belső képviseleti jogköröket a cég ügyvezetői vagy kijelölt személyek gyakorolják. Fontos azonban, hogy ez a társasház alapító okiratában és a közgyűlési határozatban is egyértelműen legyen rögzítve.
Összefoglalás
A társasház képviseletet ellátó cégek kulcsfontosságú szerepet játszanak a modern társasházak működésében. Professzionális szolgáltatásaikkal hozzájárulnak az épületek értékének megőrzéséhez, a lakóközösség békéjéhez és az ingatlanok hatékony üzemeltetéséhez. A megfelelő partner kiválasztása gondos mérlegelést igényel, figyelembe véve a szakmai tapasztalatot, az átláthatóságot és a kommunikációt.
tags: #gondnoki #munkakorben #tarsashaz #kepviselettel #foglalkozo #cegek