Pénzkezelési szabályzat társasházak számára: hogyan készítsük és mire figyeljünk

A társasházkezelés meghatározó tevékenysége a házipénztár vezetése. Sok társasházban okoz fejtörést, és ellenőrzési nehézséget a számvizsgáló bizottság tagjainak. A házi pénztár nem más, mint az a hely, ahol a társasház a készpénzét tartja, tehát ahol mobilizálható, likvid vagyon van. Először is, érdemes a biztonságról meggyőződni, tehát eldönteni, hogy a közös képviselő zsebe, vagy a közös helyiség zárható furnérlemezes szekrénye megfelelő biztonságot ad-e a társasház vagyonának.

Másodszor pedig a szabályok betartása, amit a számviteli törvény szabályoz. Például a kiadási és bevételi bizonylatok lefűzésének rendjét, fellelhetőségét érdemes leírni a későbbi félreértések elkerülése érdekében. A számviteli politika keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot, amely rögzíti a készpénzkezelés részletes eljárásrendjét.

A szabályzat főbb tartalmi elemei

Elvárások a biztonsággal kapcsolatban: a pénztár kulcsainak védelme, lezárt szekrények, illetéktelen hozzáférés megelőzése, a pénztár felnyitásáról jegyzőkönyv készítése.
A pénzkezelés szervezete és jogosultságai: ki jogosult a bankszámla és a pénztár feletti rendelkezésekre, aláírási jogok bejelentése a hitelintézet felé.
A napi pénztárzárás és a nyomtatványok kezelése: a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a postai értesítők csatolása, a számítógépes program (Polisz) használata a bizonylatokhoz.
A készpénzfelvételi és -átvételi eljárások: a készpénz átvételének és kiadásának felelősei, meghatalmazások csatolása a kiadási pénztárbizonylathoz.
A kerekítés és a készpénz elszámolásának szabályai: a kerekítési különbözetek bevételként/kiadásként nyilvántartása, a bevételi kiadási pénztárbizonylatokban feltüntetése.
A pénztári felelősségek és helyettesítés rendje: a pénztáros átadás-átvételi rendje, helyettesítés szabályai, jegypénztár és ruhatári pénzkezelés rendje.
A könyvelés és bizonylatok generálása: a pénztárbizonylatok számítógépes előállítása, a pénztári be- és kiadások időrendi rögzítése a pénztárjelentésben, a bevételek és kiadások nyilvántartása és analitikák készítése.
Szamvitel és beszámolók: az éves költségvetési javaslat elkészítése, közös költségek elosztása, közgyűlés elé terjesztése, a könyvelés és adózási kérdések kötelező elemei.
Egyéb szabályozások: az SZMSZ és a szabályzatok (számviteli politika, pénzkezelési szabályzat, adatvédelmi szabályzat, számlarend, leltározási szabályzat, értékelési szabályzat) összehangolása a törvényekkel és a belső ellenőrzéssel.

Biztonság és készpénz-mennyiség

A napi készpénz záró állományát maximum 1.500.000 Ft-ban kell maximalizálni. A pénztárat önállóan, teljes anyagi felelősséggel kell vezetni. Ha szükséges a pénztáros helyettesítése, a jegyzőkönyvbe fel kell venni a részleteket. A pénztárnapló átadása-átvételekor a felhasználókon kívül a pénztár ellenőre is jelen kell legyen.

Számlavezetés és jogkörök

A fizetési számlák és az átutalások feletti rendelkezési jogokat a bankszámlavezető hitelintézethez be kell jelenteni. A fizetési számlához kapcsolódó alszámlák kapcsolatát az intézményvezető a felelősséggel rögzíti. A külföldi pénznemnél euro vagy más devizanem használata esetén a felvételeket és kiadásokat a forintban történő terheléssel összhangba kell hozni.

Bevételek és kiadások nyilvántartása

Bevételek és kiadások esetén minden tranzakciót megfelelő bizonylattal kell alátámasztani. A postai értesítő szelvényét csatolni kell a bevételi pénztárbizonylathoz. A kiadásokat csak a jogosult személy jelenlétében lehet kiadni, meghatalmazás esetén a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni a meghatalmazást.

Készpénzelszámolás és folyamatok

A készpénzfelvételi utalványt a hitelintézettől történő készpénzfelvételre használják. A nyomtatványfüzetet a hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. A készpénz-bevételeket a bevételi pénztárbizonylattal és a kapcsolódó összesítő bizonylatokkal kell a könyvelésbe átvezetni. A ruhatári pénztár csak a pénztárostól átvett nyugtákat használhatja.

Századokig követendő elvárások a nyilvántartásokban

A szigorú számadás alá vont nyomtatványokról folyamatos nyilvántartást kell vezetni a B. Sz. nyomtatványokkal. A nyomtatványok év közben betelt tömbjeit 8 évig meg kell őrizni az irattárban. A Polisz számviteli program biztosítja a nyomtatványok folyamatos sorszámozását, és a pénztárjelentés nyomtatványokat is ezzel állítják elő.

Szabályzatok és megfelelés a gyakorlatban

A belső kontrollrendszer részeként évente ellenőrzést végez az intézmény vezetője a házipénztáron keresztül lebonyolított készpénzforgalom szabályszerű végrehajtásáról. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül. A szabályzat hatályba lépése 2014. október 1-jén történt, és a korábbi szabályzat hatályát ezzel felváltotta. A munkatársaknak megismertetése kötelező, és a megismertetést a gazdasági vezető feladata ellátni.

Kérdések a gyakorlati példák alapján

Megkérdezték: szükségesek-e a társasháznak számviteli szabályzatok? Igen, minden háztartásnak vagy társasháznak szüksége van számviteli politikára és pénzkezelési szabályzatra, amely a kötelező előírásokat is lefedi.
Megoldandó kérdés: a decemberi megbízási díj és adózások kezelése. Az adók pénzügyileg csak januárban rendeződnek, decemberre könyvelni kell a díjakat és a kapcsolódó eseményeket. Ha a díjat nem fizetjük ki, azt is könyvelni kell, a mérlegben és adózási szabályok szerint rendezni. Amennyiben a díjat kifizetjük, de az adókat csak januárban utaljuk, ezt is be kell vallani és a megfelelő időszakban elszámolni.
Éves beszámoló és előirányzatok: a decemberi előirányzott közös költségek követelésként a mérlegben megjelennek, ha még nem személy szerint rendeződtek.

Biztonságos pénztárhelyiség és zárható szekrény ábrája

Gyakorlati adatok és ajánlások

A pénztárat önállóan kell vezetni, a nyilatkozat a pénzkezelési szabályzat mellékletét képezi. A pénztáros átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít, és belenéz a pénztárba a felelős személyek jelenlétében.
A pénztárbizonylatokat számítógéppel kell kiállítani, kézzel nem javítható formában. Minden pénztári be- és kifizetést a pénztárjelentésben kell rögzíteni.
A bankszámlák feletti rendelkezési jogokat megfelelően kell bejelenteni a hitelintézetnél. Az aláírás-bejelentés számlánként történik.
A számvitelről szóló törvény és más jogszabályok betartása kötelező a társasház számára, és a SZMSZ-ben meg kell határozni a belső ellenőrzés és a felelősségek részleteit.

Hasznos összefoglaló a gyakorlat számára

A pénzkezelési szabályzat 2026-ban is alapja a társasház működésének: megóvja a közös vagyont, biztosítja az átlátható pénzügyi folyamatokat, és lehetővé teszi a társasház közgyűlése számára, hogy megalapozott döntéseket hozzon a költségvetésről és a kiadásokról. A szabályzat legyen összhangban a Számviteli törvénnyel, az Ávr.-rel és a helyi jogszabályokkal, és biztosítsa a folyamatos, tételes ellenőrzést a SZVB tagok számára.

tags: #penzkezelesi #szabalyzat #tarsashaz