Építési napló meghívás: hogyan működik az e-napló, kinek és mikor kell meghívót küldeni
Bizonyára Te is találkoztál már az építési napló fogalmával, amit ma már főként elektronikus formában szoktak végezni. Az építési napló az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható, hiteles dokumentum, amely időrendben tartalmazza a szerződés tárgya szerinti építőipari kivitelezési tevékenység, illetve az építési-szerelési munkák adatait, továbbá a munka menetére, megfelelőségére és dokumentumaira (pl. tervrajzi kiegészítések) vonatkozó vagy az elszámoláshoz szükséges jelentős tényeket.
Mi az e-építési napló és miért vált kötelezővé?
Ma már kizárólag elektronikusan vezethető az építési napló, a papír alapú építési napló már jó ideje nem létezik. Az e-építési napló egy interneten elérhető program, amellyel elektronikusan történik az adatok rögzítése, a bejegyzések és a mellékletek csatolása is az építési naplóba. Az e-építési napló alkalmazással létrehozott építési napló funkcióját, vezetésének célját, tartalmi követelményeit tekintve nem különbözik a papíralapú elődjétől, csak a formátumában.
Az e-építési napló alkalmazással létrehozott építési napló továbbra is az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható olyan hiteles dokumentum, amely időrendben tartalmazza a szerződés tárgya szerinti építőipari kivitelezési tevékenység, illetve az építési-szerelési munkák adatait, továbbá a munka menetére, megfelelőségére és dokumentumaira (pl. tervrajzi kiegészítések) vonatkozó vagy az elszámoláshoz szükséges jelentős tényeket.
Kinek kötelező vezetni az építési naplót?
Építési naplót kötelező vezetni, ha kivitelezési dokumentáció alapján történik a kivitelezés, vagyis: engedélyköteles építkezéseknél: építési, bontási, fennmaradási és továbbépítési; egyszerű bejelentéses építkezéseknél - 2024. október 1. után minden egyszerű bejelentéses építkezésnél kötelező az e-napló vezetése; meglévő lakóház egyszerű bejelentéses bővítése során; nem engedélyköteles vagy egyszerű bejelentéses esetekben, ha kötelező kiviteli tervet készíttetni (a 191/2009. (IX.15.) kormányrendelet 22. §-ában meghatározott esetekben).
Az építési jogszabályokon felül egyéb esetekben is kötelező lehet az építési napló vezetése: ha valamilyen pályázati forrást veszünk igénybe, és a támogató kötelezően előírta a vezetését; ha a banki hitel feltételként írja elő az e-napló vezetését (pl.: CSOK, felújítás).
Az e-napló részei és a szerepkörök
Az e-építési napló részei: a) az elektronikus építési főnapló (e-főnapló): az építtető és a fővállalkozó kivitelező közötti tevékenység dokumentálására szolgál; b) az elektronikus építési alnapló (e-alnapló): a megrendelő vállalkozó kivitelező és az alvállalkozó kivitelező közötti tevékenység dokumentálására szolgál.
Mi az a szerepkör? Mindenkinek, aki egy e-építési naplóba, e-fő-, vagy e-alnaplóba be akar jegyezni, vagy be akar tekinteni. Az elektronikus napló vezetésében megoszlanak a feladatok a megrendelő és a kivitelező között. A megbízó feladatkörét képzi az, hogy ügyfélkapuján keresztül megnyissa az elektronikus építési naplót, majd pedig azon kiossza az úgynevezett szerepköröket.
A NÜJ (Napló Ügyfél Jel) az elektronikus építési naplóba történő első belépés alkalmával minden felhasználó egy egyedi azonosítót kap. A NÜJ egy 9 jegyű azonosító számsor, ami a későbbiekben nem változik, és kizárólag az adott ügyfélkapu használatával az e-építési napló alkalmazásba belépőhöz kötődik.
Készenlétbe helyezés, megnyitás, meghívás - mi a különbség?
Nem szabad összekeverni az e-építési napló vezetését, az e-építési napló készenlétbe helyezésével és az e-építési napló megnyitásával, mert ezek eltérő feladatokat jelentenek. Elsődlegesen készenlétbe kell helyezni az e-építési naplót (e-főnaplót, e-alnaplót), kizárólag a készenlétbe helyezett e-építési naplókat lehet megnyitni, majd vezetni az arra jogosultaknak.
A napló készenlétbe helyezése az építtető feladata, melyet megtehet személyesen, vagy meghatalmazotton keresztül, aki szintén lehet természetes-, de akár jogi személy is. A készenlétbe helyezés elfogadása után az E-főnapló megnyitását az építtető, vagy a meghatalmazottja végzi.
Az e-főnapló készenlétbe helyezése: az építtető a fővállalkozó kivitelező e-főnaplóját a fővállalkozói szerződés adatainak rögzítésével állítja készenlétbe. Az e-alnapló készenlétbe helyezése: a fővállalkozó vagy megrendelő vállalkozó kivitelező, a vele szerződésben álló alvállalkozó kivitelező e-alnaplóját az alvállalkozói szerződés adatainak rögzítésével és az alvállalkozó számára hozzáférést biztosító egyszer használatos belépési jelszó generálásával párhuzamosan állítja készenlétbe.
Meghívás és szerepkörkiosztás folyamata a gyakorlatban
A gyakorlatban ez az ún. kódcserével működik: az építtető küld egy jelzést a fővállalkozónak arról, hogy őt jelenti be fővállalkozóként a beruházás során. Az e-építési naplóban akkor jelenik meg fővállalkozóként az adott cég, személy, ha visszaigazolja az építtető jelzését, és ezen visszaigazolást követően tehet bejegyzéseket a saját NÜJ számának felhasználásával.
Az igénylésben meg kell adni az építtető adatait is. A papír alapú meghatalmazást vagy a meghatalmazást tartalmazó szerződést elektronikusan csatolni kell a készenlétbe helyezési igényléshez. A készenlétbe helyezett e-naplóban a meghatalmazott kiosztja az építtető szerepkört az építtetői NÜJ ismeretében. A rendszer által generált visszaigazoló kódot átadja az építtetőnek. Az építtető az ismert módon a visszaigazoló kóddal fogadja el a szerepkörét.
Ki vállalhatja át az e-napló vezetését?
A vállalkozó kivitelező a vele szerződéses viszonyban álló alvállalkozója e-alnaplójának, és ezen alvállalkozóval szerződéses viszonyban álló további alvállalkozó e-alnaplójának vezetését átvállalhatja. Az átvállalás nem vonatkozhat azokra a naplórészekre és mellékletekre, amelyet kizárólag a naplóvezetésre kötelezett tölthet ki, így a teljesítésigazolási naplóra, az elektronikus alvállalkozói nyilvántartásra és a gyűjtőnaplóra.
Az a vállalkozó kivitelező, aki a saját építési naplójának vezetését átadta, az átadás időtartama alatt nem vállalhatja át az alvállalkozója építési naplójának vezetését. Minden átvállalt e-alnapló vezetését a saját napló vezetésétől elkülönülten, külön-külön kell végeznie az átvállaló vállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetőjének.
Az átvállalt e-alnaplóban az e-alnapló vezetésére eredetileg kötelezett alvállalkozó az e-alnaplóban észrevételt tehet, vagy bármikor visszaveheti az e-napló vezetését.
Mi kerül rögzítésre, milyen bejegyzések vannak?
A naplórészt naponta kell vezetni, azt naprakész állapotban kell tartani. Minden munkavégzési napon kötelező napi jelentést rögzíteni. Napi jelentést kell tenni a kivitelezőnek a munkaterület átvételtől a visszaadásig, mely tartalmazza, hogy történt-e munkavégzés, milyenek voltak az időjárási körülmények, létszámadatokat, felhasznált anyagok mennyiségét és minőségét.
Eseti bejegyzéseket a szerepkörök kiosztása után, minden szerepkörrel bíró személy tehet. Ez tartalmazza például a lényeges munkafázisok elérését, munkaterület átadását, engedélyek kérését, átadását. A naplóvezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy a saját gépen rögzített napi bejegyzés és egyéb dokumentumok legfeljebb a bejegyzési vagy dokumentálási kötelezettség napjától számított három napon belül az internetes alkalmazásban is rögzítésre kerüljenek.
Az e-főnaplónak és az e-alnaplónak azokat a munkarészeit, amelyek nem kerültek még az e-napló internetes alkalmazásban rögzítésre, a helyszínen elérhetővé kell tenni azok számára, akik abba bejegyezhetnek, vagy akik abba betekinthetnek. A naplóbejegyzések és rögzített dokumentumok utólagos módosítása vagy végleges törlése nem lehetséges, az e-napló alkalmazás minden cselekményt naplóz és követhetővé teszi.
Mellékletek, dokumentumok és technikai feltételek
Az e-építési napló mellékletei között szerepel a készenléti tárhely, a tervnapló: a jogerős építésügyi hatósági engedélyt és a hozzá tartozó, engedélyezési záradékkal ellátott építészeti-műszaki dokumentációt, a kivitelezési, valamint egyéb rajzi dokumentumokat, számításokat tartalmazza, továbbá az építtetői fedezetkezelő közreműködése esetén a fedezetkezelő által kezelt elektronikus alvállalkozói nyilvántartás és az összesítő lap, valamint a közös gyűjtő napló.
Az alkalmazás számítógépet, és internet kapcsolatot igényel. Nem szükséges semmilyen programot megvásárolni, sem telepíteni hozzá. Átmeneti internet-hozzáférés hiányában lehetőség lesz offline (internet kapcsolat nélküli) naplóvezetésre is, maximum 3 naponkénti kötelező internetes feltöltéssel. Az offline naplóvezetéshez csupán az ingyenes ÁNYK (Általános Nyomtatvány Kitöltő) programot kell feltelepíteni a saját számítógépre.
Mikor szüntethetik meg a hatóságok az e-napló készenlétét?
Az építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóság megszünteti az e-építési napló készenlétét, ha e-főnaplót nem nyitottak meg és az építési vagy bontási engedély hatálya lejárt; bontás tudomásulvétele esetén egy év eltelt; közbeszerzés hatálya alá tartozó, de építési, bontási engedélyhez vagy bontás tudomásulvételi eljáráshoz nem kötött építőipari kivitelezési tevékenység esetén a kérelemben megadott építési szerződésben szereplő határidő lejárt. Az építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóság e-építési napló készenlétbe helyezésének megszüntetéséről és az e-építési napló lezárásáról is dönt, ha az e-főnapló megnyitására sor került, és az építtető az elkészült építményre jogerős és végrehajtható használatbavételi engedéllyel rendelkezik - kivéve, ha a használatbavételi engedély rendelkezik hiányzó építési tevékenységek elvégzésének kötelezettségéről.
Gyakorlati tippek, hibák elkerülése
Az e-naplótól sok kivitelező fél. Félelemre azonban semmi ok: kiadványunk segítségével bármelyik építtető, akár egy nyugdíjas énektanárnő is meg tudja nyitni nekünk a naplónkat. Azért is sokan tartunk az e-naplótól, mert az építésfelügyelet távolról, az íróasztal mellől is látja. Ma már azt is tudjuk, hogy az e-napló távoli ellenőrzésével külön, erre szakosodott ügyintézők foglalkoznak. A legtöbb probléma mégis abból adódik, ha utólag próbáljuk “lepapírozni” a kivitelezést.
Nem szabad elhanyagolni! Egy fárasztó nap után, egyszerű megoldásnak tűnhet legyinteni az egészre és azt mondani: „Majd holnap megcsinálom!”. Azonban, ez a későbbiekben problémákhoz vezethet, csúszhat a kiértékelés és további hiányosságokhoz vezethet. Hamar lebukhatunk, ha például azt “meséljük”, hogy egy nap alatt két emberrel elkészült egy nagyobb ház teljes falazása. Egy helyszíni szemle esetén rögtön kiderül minden turpisság. Ha azonban betartunk pár egyszerű szabályt, nincs mitől félnünk.
Érdemes modern, építőipari menedzsment szoftvereket használni több építési munkálat koordinálására, valamint műszakilag összetett feladatok elvégzésére. Ezek biztosítják az egyszerű, gyors és digitális feladatkezelést, kommunikációt, jelentéskészítést és egyszerűbbé válik egy hiba feltárása is. Lehetővé teszi, hogy mindenki közösen szerkeszthessen egyetlen dokumentumot, ráadásul a platform résztvevőket értesíti erről.
Szolgáltatások és díjak (példák a gyakorlatból)
Szolgáltatásunk tartalma: E-építési napló készenlétbe helyezése, építési napló nyitása, eseti bejegyzések, építési napló zárása. Az e-napló készenlétbe helyezésének költségei például: napló készenlétbe helyezését megelőző tevékenység (Beruházási akta létrehozása, vezető tervező meghívása, készenlétbe helyezés megrendelése): 10.000.-Ft + a rendszerhasználati díj összege; építési napló nyitási költsége: 10.000.-Ft; eseti bejegyzések: 1.000.-Ft/bejegyzés; építési napló zárási költsége: 10.000.-Ft.
| Szolgáltatás | Példaár |
|---|---|
| Napló készenlétbe helyezés előkészítés | 10.000 Ft + rendszerhasználati díj |
| Napló nyitás (főnapló létrehozás) | 10.000 Ft |
| Napi / eseti bejegyzés | 1.000 Ft / bejegyzés |
| Napló zárás | 10.000 Ft |
Példa: Ez egy átlagos családi házra vetítve kb. 3 hónap munkavégzés alatt: naplónyitás 10.000.-Ft, napi bejegyzések: 1.000.-Ft * 50 munkanap = 50.000.-Ft, eseti bejegyzések: 1.000.-Ft * 10 alkalom = 10.000.-Ft, naplózárás: 10.000.-Ft, azaz 80.000.-Ft.
Gyakori szereplők és jogosultságaik
Az építtető és a fővállalkozó kivitelező irányítási, összehangolási és ellenőrzési feladatai egyszerűsödnek. A kivitelező feladatkörét képzi a napi jelentések elvégzése, vagy a saját érdekkörbe tartozók meghívása is, mint például az alvállalkozók. A felelős műszaki vezető (FMV) dolga a mellékletek kitöltése (pl. hatósági naplók, teljesítési igazolási naplók, gyűjtőnaplók). A műszaki ellenőr az építtető helyszíni embereként ellenőrizheti, hogy a kivitelezés a jogszabályi, hatósági előírásoknak, szabványoknak, terveknek megfelelően valósul meg.
Hasznos gyakorlatok a meghívások kezelésére
- Az építtető küldje el időben a szerepkörkiosztásra szolgáló visszaigazoló kódot (meghívót) a fővállalkozónak.
- Meghatalmazás esetén a papír alapú meghatalmazást elektronikusan csatolni kell a készenlétbe helyezési igényhez.
- Az e-naplóban minden szerepkörrel rendelkező személy tehet eseti bejegyzést, ezért gondoskodjunk a jogosultságok helyes kiosztásáról.
- Az offline bejegyzéseket legfeljebb 3 napon belül töltsük fel az internetes alkalmazásba.
Az e-építési napló vezetése összetett és nehéz feladat, melynek átlátása sokszor még a kivitelezőknek is gondot okoz. Cikkünkben a legalapvetőbb dolgokra tértünk ki, ám ezeken felül számos kisebb, de ugyan olyan fontos teendő van a naplóvezetés vonatkozásában. A Tender Terv Kft. munkatársai azonban naprakészek minden tudnivaló és változás kapcsán, így ezen a téren is segítséget tudunk nyújtani ügyfeleinknek.
tags: #e #epitesi #naplo #meghivas