Felkeres közös képviselő: útmutató a társasházkezelés átvételéhez
A társasházkezelés átvétele mindig egy érdekes kérdés volt. Miért? Mert a tudás mindig a közös képviselőnél található. Ehhez ismerni kell egy tetszőleges társasház tőke összetételét, amit az 1. számú ábra szemléltet. Látszik, hogy a humán tőkét és a kapcsolati tőkét a társasházkezelés elvégzője, a közös képviselő szállítja a társasháznak. A közös képviselet leváltása esetén történő tőkeváltozást a 2. számú ábra mutatja be.
A közös képviselet váltásának alapkérdései
És ez az, amitől tartanak a tulajdonosok, hogy mi lesz? hogyan lesz? akadályozza-e a társasházkezelés működését, ha közös képviselő elmegy vagy leköszön? Egyszerű válasz rá, hogy nem kell ilyenektől tartani, a váltás különösebb nehézséget nem szabadna, hogy jelentsen egy társasház életében, ha a társasházi éves beszámoló közgyűlések rendeben és időben lezajlottak, vagy van olyan pont, ahová vissza lehet menni. Pl. a legutolsó elfogadott közgyűlés dátuma.
A következő részletben részleteiben bemutatjuk, hogyan is néz ki a közös képviselő váltás.
A társasházkezelés átvétele ott kezdődik, amikor a tulajdonosokban megfogalmazódik az igény, hogy a közös képviselet váltás szükséges. Ehhez a tulajdonosok összegyűjtik a 10%-ot és neki vágnak a folyamatnak. A közgyűlés elé viszik a felkérést, vagy valamilyen pályáztatás útján szimpatikusan vélt közös képviselőket, és a közgyűlés pedig eldönti, hogy kivel képzeli el a jövőt.
Nah, de mi történik ezután? A közgyűlésen nem csak az új közös képviselőről kell határozni, hanem a banki rendelkezésről, és a megbízási szerződés aláírásáról is. A szerződésben az ajánlatnak megfelelő szöveget érdemes beleilleszteni, és meg kell határozni azokat a személyeket is, akik általában aláírják a szerződést. A szerződés aláírására általában a számvizsgáló bizottságot szokták meghatalmazni, de ez nem kötelező.
Azután érdemes a megválasztott közös képviselővel egy bejárást tartani, és pontosan rögzíteni, hogy milyen elvárások vannak. A jogszabályi háttér 30 napot ír elő az iratanyagok átvételére, általában ez a közös képviselők egymás között lerendezik, valószínűleg a 30. napot kivárva. Ezért is fontos a banki rendelkezésekről szóló döntés, mert vissza kell vonni a leváltott közös képviselő díjazását, és díjazás nélkül már valószínűbb az együttműködés kialakulása az új és a régi közös képviselő között.
Mi történik, amikor minden irat megvan?
A megválasztott közös képviselők érdemes a meglévő folyamatokat áttekintenie, a társasházra vonatkozó hatályban lévő szerződéseket áttekinteni. A szabályzatokat megtanulnia, és ellenőriznie, hogy minden szabályzat rendelkezésre áll-e. A szükséges vizsgálatok érvényességét is meg kell néznie a megválasztott közös képviselőnek, mivel az érintésvédelem, a tűzoltókészülékek, RWA és CO2 vizsgálatokat időnként meg kell ismételni.
A leváltott közös képviselő általában elkészíti a jogviszonyának utolsó napjáig történő pénzügyi elszámolást és zárást, érdemes azt is átfutni, és megnézni legalább azt, hogy a tulajdonosok záróegyenlege rendelkezésre áll-e. A közös képviselők általában papíralapon adnak át sok mindent, így a digitalizálást is meg kell kezdenie az új közös képviselőnek. A véleményem az, hogy a társasházkezelő programot, és legalább egy laptopot, vagy digitális adattárolás a társasháznak kéne megoldania, és a megválasztott közös képviselőtől meg kéne követelnie a meglévő programok folyamatos használatát. Már kevesebb lenne a tudás elszivárgás.
Miért érdemes szakértőket felvenni?
Fontos, hogy a mi szolgáltatásunk Budapesten elérhető legyen: Társasházkezelés, társasházkezelő, közös képviselő Budapesten. Társaságunk társasházkezeléssel, közös képviselettel, ingatlankezeléssel foglalkozik Budapesten. Amennyiben társasházkezelő, közös képviselő váltáson gondolkodik Budapesten, vagy felmondtak társasházkezelőjüknek, közös képviselőjüknek, keressenek minket bizalommal!
Az általunk kezelt társasházak Budapesten főként a Belvárosban találhatók, de megfordulunk Budán és Zuglóban is. Az általunk kezelt házaknál odafigyelünk a karbantartásra, a közös költségek behajtására, és hogy a lakók rendszeresen fizessenek. Ha tehetjük, szívesen felújítjuk az általunk kezelt társasházakat. Továbbá családi vállalkozásban villanyszereléssel, kaputelefon szereléssel, zárszereléssel, kisebb karbantartási munkákkal is foglalkozunk. Regisztrált/ajánlott villanyszerelői munkákat is ellátunk, plombabontási engedéllyel rendelkezünk.
Ön jelenleg a QTQ Kft. weboldalát olvassa! Egy kis családi vállalkozás vagyunk, így nem 8-16 óráig állunk az ügyfelek rendelkezésére, hanem szükség esetén hétvégén vagy akár este is. Nem tartunk állandó fogadóórát, mivel kis családi vállalkozásként, ha kötött fogadóóránk lenne, esetleges hiba esetén nem tudnánk a házakhoz sürgősen kiérkezni, a hibaelhárításról gondoskodni. Ezen kívül a tulajdonosokkal is könnyebb a kapcsolattartás. Jobban szeretünk magunk kimenni akár egyszerű egyeztetésre is az ügyfeleinkhez, így Ők megspórolják az utat az irodánkba. Illetve, ha a közös képviselet megfelelően dolgozik, nincs is szükség a fogadóórára.
Fontos, hogy nekünk ez a munkánk, illetve a megélhetésünk, nem pedig meghatározott fizetéséért, alkalmazottként dolgozunk. Ezért érdekünk, hogy az ügyfelektől a lehető legjobb véleményt halljuk és pozitív visszajelzéseket kapjunk, illetve, hogy egy társasháznál minél tovább megmaradjunk, mint kezelők. Sajnálatos módon, a társasházkezelők maximum a közgyűléseken jelennek meg a társasházakban, azon kívül elkerülik őket, nem ellenőrzik, hiba esetén nem nézik meg a problémát, hanem egyből vállalkozót hívnak, ami nagyon költséges tud lenni. Tény, hogy a mi árkategóriánk nem olcsónak mondható, de ez annak tudható be, hogy a nagy társasházkezelő cégekkel ellentétben mi foglalkozunk a társasházainkkal és szívügyünknek érezzük sorsukat.
Nálunk nincsenek vagy csak nagyon minimális mértékben fordulnak elő közös költség tartozások. Sajnálatos módon, ha egy tulajdonos tartozásállománya túl nagyra nő, elég nehéz behajtani a tartozást, így szükséges az intézkedéseket minél hamarabb megtenni, bár előfordul, hogy ehhez szükséges a Szervezeti- és Működési Szabályzat módosítása is. Nem vesznek el az ügyfelek a tömegben, név szerint ismerünk mindenkit. Olyan ügyfeleket véleményét is sikerült negatívról pozitívra változtatnunk a közös képviselet tevékenységéről, akik már eleve elkönyvelték, hogy nincs olyan közös képviselet, aki megfelelően végzi a munkáját és állandó csalódásnak voltak kitéve. Sokan meglepődtek azon is, hogy még a késő esti órákban is a rendelkezésükre álltunk.
Gyakorlati tippek a jó jelölt kiválasztásához
- 1. Mielőtt konkrét jelöltekkel venné fel a kapcsolatot, érdemes összeállítani egy követelménylistát arról, hogy mit várnak el a leendő közös képviselőtől. Feladatkör: Milyen feladatokat kell ellátnia (pl. Kommunikáció: legyen-e elérhető digitális úton).
- 2. Írásos referenciák: Nagyobb cégek gyakran rendelkeznek referenciagyűjteménnyel. Online vélemények: Keressen rá az adott cégre vagy személyre az interneten.
- 3. Ellenőrizze, hogy a jelölt rendelkezik-e a megfelelő jogosultságokkal, képzettséggel és tapasztalattal. Magyarországon a közös képviselők tevékenységét a 2003. évi CXXXIII. törvény szabályozza.
- 4. Díjszabás: A jelöltek gyakran eltérő díjstruktúrákkal dolgoznak (pl. havidíj, százalékos díjazás).
- 5. Panaszkezelés: Tisztázza, hogyan és milyen gyorsan reagál a közös képviselő a problémákra.
- 6. Amennyiben a lakóközösség egyetért a kiválasztott szakemberrel, a következő lépés a szerződés megkötése. Erről közgyűlési határozatot kell hozni, amelyben rögzítik az új közös képviselő megbízását és annak feltételeit.
Az ajánlások, referenciák és az átlátható kommunikáció mind fontos tényezők a döntésben. A jó közös képviselő titka az, hogy hatékonyan és proaktívan kezeli a feladatait, amelyeket a közösség rábízott. A közös képviselőnek képesnek kell lennie arra, hogy hatékonyan kommunikáljon az ingatlantulajdonosokkal, az épület kezelőivel és a szolgáltatókkal, ez néha nem is olyan egyszerű dolog. Emellett fontos, hogy szakmai hozzáértéssel rendelkezzen a jogi és pénzügyi ügyekben, valamint a technikai kérdésekben; részünkről ezt 2008 óta halmozódó tapasztalatunk segíti, de mai napig tanulunk és látunk új dolgokat. A jó közös képviselő továbbá képes a problémák előrejelzésére, megelőzésére és hatékonyan kezelésére. Ezen tulajdonságok kombinációja segíti a jó közös képviselőt abban, hogy hatékonyan kezelje a társasházat, és biztosítsa a tulajdonosok és bérlők elégedettségét.
Gyakorlati megfigyelések a területen
Gyakorlati tapasztalat: Képes komplex helyzeteket megoldani, elkerülve a klasszikus hibákat. Megelőzés: Nem várja meg, amíg a probléma katasztrófává válik. Gyors reagálás: Késedelem nélkül intézkedik sürgős helyzetekben. Hatékony szervezés: Képes komplex projekteket menedzselni. Minden tulajdonos érdekében dolgozik: Nem részesít előnyben egyes tulajdonosokat, nem áll be egyértelműen az egyik vagy másik "frakció" mögé.
A jó közös képviselő egy kulcsfigura, aki jelentősen hozzájárul a közös élet minőségéhez és az ingatlan értékének megőrzéséhez a társasházkezelés területén. Lakók gyakran nem is gondolkodnak a leváltásukban, míg másutt hasonlóval találkozhatnak. A váltásnál fontos a képviseleti folyamatok zökkenőmentes kezelése és a bizalmi viszony megőrzése.
Végső gondolatok
Az önök társasházában a váltás során kiemelten fontos a felkészülés, a pontos követelménylista és a transzparens kommunikáció. A megválasztott közös képviselő feladata, hogy a jogi, pénzügyi és technikai kérdésekben is kompetens legyen, és a lakóközösség érdekét szolgálja. A megfelelő jelképességgel rendelkező jelölt kiválasztása után a szerződéses feltételek egyértelműen rögzítése kiemelten fontos, hogy hosszú távon is zavartalan legyen a társasház működése.
tags: #felkeres #kozos #kepviselo