GDPR közös képviselőknek útmutató
A társasházak működéséhez számos jogi és adatvédelmi kérdés kapcsolódik, ezért különösen fontos, hogy a közös képviselők és az intéző bizottság tisztában legyenek a GDPR, a társasházi törvény és az Info.tv előírásaival. A tavaly életbe lépett új társasházi törvény szigorította a velük szemben támasztott elvárásokat, hogy a tulajdonosok jogainak védelme erősödjön. A cikk a közös képviseletet érintő legfontosabb GDPR-szempontokat gyűjti össze, és konkrét példákon keresztül mutatja be, hogyan lehet jogszerűen kezelni a személyes adatokat a társasházban.
A közös költségek és adatvédelem
Az egyik leggyakoribb kérdés a közös költség hátralékainak nyilvános közzétételével kapcsolatos. A közös képviselő gyakran megjeleníti a neveket és az összegeket tartalmazó táblázatot a lépcsőházban vagy a honlapjukon. Ez azonban jogellenes, mert a személyes adatok nyilvános közzététele sértheti az érintettek jogait. A NAIH álláspontja szerint a társasház adatkezelői minőségben működik, a közös képviselő pedig az adatkezelő képviseletét látja el, a közös költség elszámolásokkal kapcsolatos adatok pedig személyes adatoknak minősülnek. Az éves elszámolás elfogadásához szükséges adatok hozzáférését csak a közgyűlés tagjai, a tulajdonostársak számára lehet biztosítani, és csak a jogszerű célhoz kötötten, az adatvédelmi elvek betartásával.
A tájékoztatás részleteiről az SZMSZ tartalmazza a gyakorlatban használt szabályokat. A közlözet vagy a faliújságon történő közzététel nem megfelelő, ha az adatok bárki számára hozzáférhetővé válnak. A költségvetés megismerése célból történő tájékoztatás jogszerű, ha nem engedi meg más személyek számára a személyes adatok korlátozottan jogosulatlan megismerését.
Kamerarendszerek a társasházakban
Kamerarendszer üzemeltetése a vagyonvédelmi célokat szolgálja, de a GDPR szerint ez adatkezelés. A felvételek feldolgozását és hozzáférését a közös képviselő és a karbantartó személyzet feladatává teszi a törvény, amely gyakran megköveteli a jogos érdek (GDPR 6. cikk) és a részletes érdekmérlegelés elvégzését. A legtöbb esetben a felvételek automatikus törlése megfelelő időn belül; hosszabb megőrzés csak jogszerű indokkal állhat fenn. A közgyűlésnek a kamerák létesítéséről és használatáról legalább kétharmados többséggel kell döntenie.
Az érintettek tájékoztatása szintén fontos: a megfigyelés tényéről, az érintettek jogairól, az üzemeltető kilétéről és elérhetőségeiről információkat kell adni. A belépés a kamerázott területre csak az érintettek és a jogosultak számára biztosított; a közös helyiségek ilyen megfigyelése esetén kiemelten be kell tartani az emberi méltóság védelmét és a célhoz kötött adatkezelés elveit.
- érdekmérlegelés elvégzése a jogos érdek és érintettek jogainak súlyozása érdekében
- tárolási idő rövid legyen, gyakran néhány nap
- érintettek tájékoztatása és jogainak biztosítása
A szabályzatok és a dokumentumok
Az adatkezeléshez szükséges dokumentumok közé tartozik a társasházi adatkezelési szabályzat, amelyet a közös képviselő és az intéző bizottság köteles elkészíttetni és a hatályos jogszabályoknak megfelelően bevezetni. A tűzvédelmi szabályzat és más belső szabályzatok (például pénzkezelési szabályzat) szintén fontosak, és ezeket szakértő bevonásával kell elkészíteni. A Társasházi törvény és az Info.tv alapján ezeknek a szabályoknak a létrehozása és hatályba léptetése a közös képviselő feladata, nem pedig a közgyűlés hatáskörébe tartozó egyedi döntés.
Az adatvédelmi tájékoztatót is kötelező összeállítani, amelyben részletesen le van írva, hogy milyen adatok kerülnek feldolgozásra, ki az adatkezelő, és milyen jogok illetik meg az érintetteket. A benyújtás és a hozzáférés korlátozása biztosítja, hogy csak a jogosult személyek férhessenek hozzá az adatokhoz. A web alapú társasházkezelő rendszerek esetében a hozzáférést erős azonosítással és céltudatos hozzáféréssel kell biztosítani.
Jogszabályi háttér és gyakorlati követelmények
A jogi alapok összefoglalása szerint a főszabály az, hogy a személyes adatok főláb szerint vagy hozzájárulás, vagy jogszabály alapján kezelhetők. Az Info.tv és a Tht. előírásai harmonizálnak a GDPR-nal, így az adatkezelés és a hozzáférés a társasházról szóló törvényeken alapul. A közös költségekhez kapcsolódó adatok megismerésére csak a közgyűlés tagjainak van jogosultsága, és csak a költségvetés megismerése érdekében, a jogszerűség és célhoz kötöttség szem előtt tartásával. A tájékoztatási jog részletszabályait az SZMSZ tartalmazza, és azt a Hatóság felülvizsgálhatja.
A közösség szervei közül a közös képviselet foglalkozik leginkább adatkezeléssel, de minden szervezet vállalhat adatkezelést a tevékenységéhez kapcsolódóan. A faliújságon vagy nyilvános helyen történő közzététel jogszerűtlen, és a NAIH álláspontja szerint ezt kerülni kell. A webes rendszerek használata esetén pedig kiemelten fontos a célhoz kötöttség és a megfelelő technikai megoldások alkalmazása, hogy kizárólag jogosultak férhessenek hozzá az adatokhoz.
Gyakorlati ajánlások és szolgáltatók
Az MTOSzSz partnere mindkét szükséges okmányt és a közös képviselő szabályzatát elkészíti, valamint további dokumentumokat biztosít az igénylők részére, például:
- tájékoztató az adatvédelmi szabályzat elkészüléséről
- tulajdonos változás bejelentése (hozzájárulási nyilatkozat)
- magánszemély és cég részére, társasházi okmányokba való betekintési nyilatkozat
A hatóságok felülvizsgálják a társasház adatkezelési dokumentációját, és szükség esetén kötelezhetik a jogszerű állapot elérésére. A tájékoztatás mindig a költségvetés megismeréséhez és a jogszerűséghez kell, hogy kapcsolódjon, úgy hogy ne tegyen lehetővé olyan személyek számára hozzáférést, akik nem jogosultak rá.
Összefoglaló
A közös képviselők feladata a jogilag megfelelő adatkezelés biztosítása, amely magában foglalja a személyes adatok célhoz kötött felhasználását, a megfelelő tájékoztatást, a hozzáférési jogok és a technikai védelmi intézkedések alkalmazását. A zökkenőmentes és jogszerű adatkezelés érdekében a szabályzatokat szakértő bevonásával kell elkészíteni, a hatósági ellenőrzésekre felkészülni, és a közgyűlésen folyamatosan tájékoztatni a tulajdonosokat.
tags: #gdpr #kozos #kepviseloknek