Személyes adatkezelési hozzájárulás társasház jogszabályok alapján

A szabályzat hatályba lépésének dátuma: 2018. III.2./

Társaságunk a GDPR rendelet (40) pontja szerinti, jogi kötelezettség céljából szükséges és kötelező adatkezelést végez.

A személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni.

A személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet.

A személyes adatok kezelésének célja megfelelő és releváns legyen, és csak a szükséges mértékű lehet.

A személyes adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük. A pontatlan személyes adatokat haladéktalanul módosítani, illetve törölni kell.

A személyes adatok tárolásának olyan formában és ideig kell történnie, ahogy azt a jogszabályi és/vagy SZMSZ felhatalmazás lehetővé teszi, illetőleg egyéb, jogilag releváns célból indokolt.

A személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelem is ideértve.

Társaságunk köteles gondoskodni az érintettek adatainak biztonságáról, és a technikai és szervezési rendszereink alapján az adat- és titokvédelmi szabályokat érvényre juttatni.

Társaságunk köteles továbbá védeni a jogosulatlan hozzáférést, megváltoztatást, továbbítást, nyilvánosságra hozatalt, törlést vagy a megsemmisítést, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen minden szükséges intézkedést megtenni.

Adatkezelőként Társaságunk tekintettel van a technika mindenkori fejlettségére, ezért mindig azt a megoldást választja, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan költséget és nehézséget jelent.

Társaságunk adatkezelést végző alkalmazottja fegyelmi, kártérítési, szabálysértési és büntetőjogi felelősséggel tartozik a személyes adatok jogszerű kezeléséért.

Adatkezelés, adatnyilvántartás

A társasház-közösségek jogi alapját a Társasházi törvény és az SZMSZ, valamint a GDPR biztosítja.

Az általunk képviselt társasház-közösségek közgyűléseik által elfogadott SZMSZ-ben rendelkeznek a tulajdonosok adatszolgáltatási kötelezettségéről.

A közös költség fizetési kötelezettség elmaradása esetén az adatokat harmadik fél részére ki lehet adni a közös költség érvényesítéséhez.

A harmadik fél kizárólag a társasházak működtetéséhez feltétlenül szükséges, és szerződéses vagy jogszabályi előíráson alapuló jogviszonnyal igazolt fél lehet.

A tulajdonosok közös költség fizetési kötelezettségéről a Thtv. 24. § (1) bekezdése rendelkezik, és a közös költség nem azonos a fogyasztás alapú költségekkel.

A közös költség tartozás érvényesítése során az általunk átadott adatokat az ügyvédi tevékenységről szóló jogszabályok alapján használják.

A tisztességes és átlátható adatkezelés elve megköveteli, hogy az érintett tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól.

Az érintett jogosult hozzáférni a rá vonatkozó adatokhoz, és egyszerűen és ésszerű időközönként gyakorolhatja ezt a jogát.

Érintettek jogai és tájékoztatás

Az érintett jogosult személyes adatait töröltetni és a továbbiakban ne kezeljék, ha a nyilvántartásra és kezelésre már nincs szükség.

A törlés jogát kivételesen csak akkor lehet alkalmazni, ha a folyamatban lévő eljárások jogerősen befejeződtek, és az elévülési határidő is eltelt.

A számviteli bizonylatokat, illetve a törvényi követelményeknek megfelelő nyilvántartást legalább 8 évig megőrizni szükséges.

Az adatkezelési jogosultság megszűnik a szolgáltató közös képviselői tisztségének megszűnésével.

Az adatok kezelésének időtartama

A volt tulajdonostárs adatait az ingatlan adásvételét követő 8 évig kell megőrizni, illetve a közös költség behajtással kapcsolatos jogi eljárás esetén is 8 évig.

A tájékoztatás kérése és a helyesbítés, illetve a törlés joga megfelelő együttműködés mellett érvényesülhet.

Az adatvédelem kultúrája és intézkedések

Az adatvédelmi tudatosság biztosítása kötelező, a munkatársak szakmai felkészítése és a szabályzat megismerése elengedhetetlen.

Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzattal összhangban kell biztosítani a jogszerű adatkezelést és adatfeldolgozást.

Az adatkezelés során harmadik személy részére történő adatkiadás során biztosítani kell, hogy a harmadik személy az adatokat zártan kezelje, és kizárólag meghatározott célra és szükséges mértékben használja azokat, a cél megvalósulását követően pedig az adatokat törölje.

Kockázatok és incidensek kezelése

Az adatvédelmi incidens bejelentése a felügyeleti hatóságnál 72 órán belül szükséges, kivéve, ha az incidens nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.

Az érintettet értesíteni kell, ha az incidens valószínűleg magas kockázattal jár a jogokra és szabadságokra nézve.

Az adatkezelő köteles együttműködni a felügyeleti hatósággal és a kért nyilvántartásokat átadni az ellenőrzés érdekében.

Gyakorlati kiegészítés és példa

A közös képviselet és a társasház működése során szükség van olyan okmányokra és szabályokra, amelyek az adatkezelést és tájékoztatást rögzítik.

Az Infotv. alapján az adatszolgáltatás és betekintés formái célhoz kötöttek és biztonságos azonosítás mellett történhetnek.

Megfelelő technikai megoldásokkal biztosítani kell, hogy csak jogosultak férhessenek hozzá az adatokhoz.

A közös képviselet az adatok kezelésénél jelölheti ki, mely adatokat köteles szolgáltatni a tulajdonostársak felé, a SZMSZ pedig ezt általánosságban szabályozhatja.

Infografika: Adatkezelés folyamata a társasházban

Tájékoztatási és jogérvényesítési példák

Nagyobb átláthatóságot biztosít a tulajdonostársak részére a közös költségekhez kapcsolódó adatok megismerése, de az érintettek jogait mindig tiszteletben kell tartani.

Ha valaki úgy érzi, hogy jogai sérülnek, az érintett az Avtv. és a Thtv. alapján jogosult jogait érvényesíteni, például bejelentéssel vagy bírósági eljárással.

Az Adatvédelmi Incidensek kezelése során az érintettek gyors és érthető tájékoztatása a cél.

Tipikus gyakorlati kérdések és válaszok

A közös költség tartozásáról személyes adatok nyilvánosak lehetnek-e a lépcsőházban? - Nem jogszerű a tartozó tulajdonostárs nevét és tartozását közzétenni nyilvánosan.
Megismerhetik-e a tulajdonosok az elektronikus nyilvántartás teljes adatait? - A tulajdonostársak jogosultak információk megismerésére, de a hozzáférés korlátozott és csak a feladatkörhöz szükséges adatokra terjed ki.
Hogyan történik a kamerahasználat szabályozása? - A döntést a tulajdoni hányadok többségével kell meghozni, ezt követően ki kell egészíteni az adatvédelmi tájékoztatót.

tags: #szemelyes #adatkezelesi #hozzajarulas #tarsashaz