Társasház könyvelés és közbeszerzés: szabályok, gyakorlat és gyakorlati könyvelési megoldások

A társasházi könyvelés különleges, szabályozott és adminisztratív szempontból összetett terület, amely a társasház működésének pénzügyi alapjait képezi. A társasházak könyvelése összetett és időigényes feladat. A társasház a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény hatálya alá tartozik, mint ún. egyéb szervezet. A társasházaknak be kell tartaniuk az adózási és számviteli előírásokat, az egyszeres könyvitel szabályait, amelyek gyakran specifikusak és eltérőek az egyéb vállalkozásokétól.

Mi határozza meg a közös költség összegét?

A Tulajdonosok többsége sajnos nincs azzal tisztában, hogy a Társasház beszámolója és költségvetése határozza meg a közös költség összegét. A Társasházi Törvény 35.§ (1) bekezdése alapján a Társasház előző évre vonatkozó beszámolóját és költségvetését Beszámoló Közgyűlés keretein belül a Közös Képviselőnek ismertetnie kell a tulajdonosokkal - akiknek azt el kell fogadniuk - legkésőbb minden év május 31-ig. A társasházaknak évente fel kell állítaniuk egy tulajdonosok által is elfogadott költségvetést. A Társasház Beszámolója és Költségvetése az alapja a Társasház működésének.

Könyvelési alapok, rendszer és programhasználat

Az OnlineHáz könyvelési szolgáltatása egyesíti a modern, digitális megoldásokat a könyvelési szakértelemmel, lehetővé téve a gördülékeny, pontos és átlátható pénzügyi nyilvántartást. Nincs többé papírhalom! A feltöltött bizonylatok és a könyvelési adatok mind a közös képviselő, mind a tulajdonosok és a számvizsgálók számára (külön hozzáférési jogosultsággal) elérhetőek az OnlineHáz rendszerben. A szolgáltatás díja: 600 Ft + ÁFA / albetét / hó, de minimum 13 500 Ft + ÁFA / hó társasházanként.

Az „Alapadatok” fülön lehet jelölni, hogy társasház vagy lakószövetkezet rögzítésére használja a felhasználó a programot. A program nem készít társasházi beszámolókat és egyéb társasházi listákat sem (pld. rezsi megtakarítás…stb). Természetesen a kettős könyvviteli program listái viszont szabadon használhatóak. Például rendszerben, mint kimenő bizonylatok kerülnek feladásra.

Kimenő bizonylatok és feladás

A kimenő bizonylatok kelte és fizetési határideje az „Előírás/Megjegyzés” fülön szereplő beállítások szerint adódik fel. A felhasználó feladhatja az összes közös költség típust az adott időszakra egy kimenő bizonylatként is, ha „Havonta összevonva”-ra állítja a „Feladás típusá”-t. A „Feladás a kettős könyvvitelbe” menüponttal a kimenő bizonylatok rögzítésre kerülnek a főkönyvbe.

Közös költségek számítása és szétosztása

A program helyiség szinten számolja, és tartja nyilván a rendszeresen fizetendő közös költségeket. A kötelezettségeket havonta rendeli az aktuális lakóhoz. „Közös ktg felosztásban részt vesz” mező bejelölése esetén a program a helyiség adatai alapján számolni fogja a helyiség után fizetendő közös költségeket (pl. négyzetméter, vagy légköbméter alapján). A közös költség előírások fülön a helyiség után fizetendő közös költségeket szerepelnek.

A program az „Alap közös költségek szétosztása” menüpont futtatása után terheli a helyiségekre a kötelezettségeket. A számolás a „bruttó” elven működik, azaz a program minden esetben az aktuális hónapig kiszámolja a kötelezettséget, abból levonja az előző hónapig előírt kötelezettséget, és az így kapott kötelezettséget tekinti aktuális havi kötelezettségnek. Szétosztható egyszerre minden költség, de a felhasználó akár költség típusonként is indíthatja a szétosztást. A szétosztás indítható külön épületre vagy lépcsőházra is. Illetve költséghelyek és munkaszámokra is történhet szétosztás.

Alapok, paraméterek, mérőórák

Mielőtt a közös költség típusokat rögzítenék, szükséges definiálni a helyiség típusokat és tulajdon típusokat is. A program az itt rögzített adatok alapján számolja a társasház számított/származtatott adatait (pl. összes négyzetméter, összes köbméter stb.). „Mérőóra típusok” menüpontban ha vannak mérőórák, akkor szabadon definiálhatóak. Például itt a felhasználó szabadon megadhat paramétereket.

A közös költség típusoknál a számolás alapjánál az egyéb felosztási paraméter is beválasztható. Ártípust, egységárat és az összerendelést ebben az esetben is meg kell adni. A közös költség alapokat többféle ár típus szerint lehet csoportosítani. A közös költség alapokhoz tartozó kontírozásnál a felhasználó megadhatja, hogy a kettős könyvviteli rendszerbe milyen kontírozással kerüljön feladásra a kimenő bizonylat.

Nyilvántartás, kiegyenlítések és túlfizetések

A program nyilván tartja a rögzítés dátumát, a közös költség típusát és összegét, tárgyévi és előző évi kiegyenlítést. A kiegyenlítő bizonylatok számai a “Kiegyenlítések” gombra kattintva (vagy CTRL+F6) láthatóak. A “Negatív tétel rendezés” gombra kattintva a negatív tételeket tudja a felhasználó összekapcsolni a pozitív előjelű tételekkel. Túlfizetéseket mint függő tételeket lehet rögzíteni. A függő tételek módosítással kapcsolhatók kimenő bizonylatokhoz a későbbiekben.

Partnerek, bankszámlák, levelezés

Lakóként azt a természetes, vagy jogi személyt kell feltűntetni, aki (amely) a közös költséget fizeti. Megadandó adat a Jogviszony kezdete és ha szükséges a vége. Tulajdonos változás hónap közben nem kezelhető, így kérjük a változásokat az adott hónap végével illetve a következő hónap elejével rögzíteni. Ha az új tulajdonos átveszi a régi tulajdonos tartozását, akkor fel kell vinni a jogviszony vége dátumra a régi tulajdonosnál (tartozás negatív) egy egyedi (pld. zárónak elnevezett) és az új tulajdonosnál a jogviszony kezdete dátumra egy egyedi (pld. nyitónak elnevezett) tételt.

A lista lekérésénél a kezelőnek kell megadni a közgyűlés tervezett dátumát a szűrő ablakban. A lista lekérhető -tól -ig dátumra, egy illetve az összes partnerre. A lista lekérhető úgy, hogy az egyedi előírásokat is tartalmazza. A lista az adott dátumra, egy adott partnerre kérhető le úgy ha az adott partner több albetéttel rendelkezik, akkor a kezelőnek ki kell választania a helyiségből a megfelelő albetétet.

Bankszámlaszáma: A Törzsadatok/Bankszámláknál rögzített bankszámlákból választhat a felhasználó. A leveleken szereplő cím a Törzsadatok/Partnernél a Címadatok fülön rögzített székhely vagy levelezési cím lehet. A felhasználó megadhat iktatószámot és az igazolás dátumát, továbbá választhat az egyenleg kiírása milyen formában történjen. A kezelő kérheti, hogy a vízórával való ellátottság is megjelenjen a listán.

Kimutatások, listák és ellenőrzési lehetőségek

Többféle kimutatás is lekérhető a „Társasház kezelés” modulon belül többféle szűrési lehetőséggel. Az összes lista menthető. Szűrési lehetőség , hogy a vagyonkezelő rákerüljön-e a listára vagy sem. Ha be van pipálva a „vagyonkezelő nélkül”, akkor a vagyonkezelőnek beállított partner nem kerül rá a listára. Ha nincs beállítva, akkor a vagyonkezelőnek beállított partner is listázásra kerül.

Hasznos ellenőrzési pont a „Társasház kezelés”-ben lévő egyenlegek egyeztetése a kettős könyvviteli program „Folyószámla analitika” menüpontjával. A társasházkezelés egyik legnagyobb kihívása az adminisztráció és a könyvelési feladatok átlátható vezetése.

A tulajdonosok tájékoztatása és a közgyűlés szerepe

A Beszámoló Közgyűlés egyben az egyik legfontosabb fórum a társasház ügyeinek megtárgyalására. Ha Ön sokallja a Közös Költséget akkor olvasson tovább, hogy megtudhassa hogyan befolyásolhatja a Közös Költség összegét. Minden társasház csak akkor működik jól, ha a Közös Képviselő előre megtervezi a társasház várható bevételeit és kiadásait, vagyis költségvetést készít. A költségvetés nem más mint az adott év pénzügyi terve ami előirányzatként tartalmazza a teljesítendő kiadásokat és a várható bevételeket. A Társasházak költségvetésének tervezésére úgynevezett „Bázis” alapú tervezést használ a Közös Képviselő.

A Társasházi Törvény 48.§(1) pontja határozza meg a beszámoló minimális tartalmát. A társasház működéséről, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről az üzleti év könyveinek zárását követően, a közös képviselő a számviteli törvényben meghatározott könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót köteles készíteni.

Számvizsgáló Bizottság és ellenőrzés

Az elkészített beszámolót és költségvetést a Számvizsgáló Bizottság tagjainak jóvá kell hagyniuk. Ez azért fontos, mert nekik van ellenőrzési jogkörük és ők tudják azt leellenőrizni, hogy az egyes sorokban lévő számok valós adatokat tartalmaznak-e. A Számvizsgáló Bizottság a tulajdonosok esszenciája. Az ő feladatuk a Társasház Beszámolója és Költségvetése fölötti folyamatos ellenőrzés. Amennyiben az ellenőrzés megtörtént akkor a Beszámoló és a Költségvetés valódiságát aláírásukkal igazolják.

Legfontosabb dolog amire figyelnie kell minden tulajdonosnak az, hogy egy költségcsoport egy sor. Sok tulajdonos átsiklik azon amikor a Közös Képviselő egy költséget több sorban tünteti fel. Minden költséghez egy jogcímet kell hozzárendelni. Ha van olyan jogcím, hogy kezelési díj, közös képviselet díja, ügyviteli költség ezek mind egy költségcsoportot, a Közös képviselő szolgáltatásának díját jelentik, amit nem túl korrekten a közös képviselő szándékosan tüntetett fel több sorban.

Második fontos dolog, hogy a közös képviselő olyan költséget számol el a beszámoló és költségvetés alkalmával aminek nincs valós alapja. Gondolok itt arra, hogy sokszor szoktak feltüntetni olyan munkákat - csőtörés, eresz tisztítás, dugulás elhárítás, nagytakarítás - ami szinte ellenőrizhetetlen. Harmadik fontos dolog, hogy figyelmesen átnézzük a költségvetés azon sorait ahol a kifizetetlen számlákat tünteti fel a közös képviselő. Ellenőrizze, hogy azok valóban nem lettek kifizetve.

Közbeszerzési szabályok és társasházak

A társasházak számára is fontos ismerni a közbeszerzési szabályokat, különösen nagyobb beruházások, felújítások vagy támogatásból megvalósuló projektek esetén. A Közbeszerzési Hatóság állásfoglalásai iránymutatást adnak a Kbt. (a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény) alkalmazásával kapcsolatos kérdésekre. Felhívjuk Tisztelt Olvasóink figyelmét, hogy a közbeszerzésekre irányadó jogszabályok alkalmazásával kapcsolatos döntések meghozatala mindenkor a közbeszerzési eljárások résztvevőinek joga és felelőssége.

Mikor kell közbeszerzést lefolytatni?

A Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint - például támogatott beszerzések esetén - a támogatás intenzitása és a beszerzés tárgya döntő. A támogatásból megvalósuló beszerzés vonatkozásában közbeszerzési eljárás lefolytatására kötelezett az a szervezet, amelynek uniós közbeszerzési értékhatárokat elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzését többségi részben, uniós értékhatárokat el nem érő, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárokat elérő vagy meghaladó beszerzését 75%-ot meghaladó mértékben a Kbt. 5. § (1) bekezdésben meghatározott egy vagy több szervezet közvetlenül támogatja.

Például a vendéglátó gyakorlóhely építése 95%-os támogatási intenzitás mellett iskolaépítésnek minősülhet, és ez közbeszerzési kötelezettséget eredményezhet. Az Európai Unió Bíróságának gyakorlata szerint az építési beruházások kategóriáit funkcionálisan és kiterjesztően kell értelmezni.

Gyakori közbeszerzési kérdések

1. Ajánlati biztosíték és hiánypótlás: ha az ajánlattevő a hiánypótlást elmulasztja, az ajánlat érvénytelen, és az ajánlati biztosíték visszafizetendő.
2. Támogatott beszerzések: az eszközbeszerzések önmagukban nem feltétlenül vonják maguk után a közbeszerzési kötelezettséget, kivéve ha azt a támogatást nyújtó előírta, vagy az eszközbeszerzés objektíve nem választható el az építési beruházástól.
3. Részekre bontás és szerződéskötés: ha két részajánlat tételre van lehetőség, de ugyanaz az ajánlattevő nyeri mindkét részt, az ajánlatkérő szerződését egy dokumentumba foglalhatja, de ennek feltüntetése és a lehetséges jogkövetkezmények mérlegelése szükséges.
4. A fordított bírálat alkalmazása: a Kbt. 81. § (4)-(5) bekezdése alapján az ajánlatkérő rendelkezhet úgy, hogy a bírálat bizonyos részeit az ajánlatok értékelését követően végzi el; ezt a közbeszerzési dokumentumokban vagy a hirdetménymintában is jelezni lehet.

Gyakorlati javaslatok társasházaknak és közös képviselőknek

• Rendszeresen egyeztessék a társasház számláit és egyenlegeit a kettős könyvviteli rendszer folyoszámla analitikájával.
• A közgyűlésen kérjék számon a költségsorok részletezését, ügyeljenek arra, hogy egy költségcsoport egy sorban legyen feltüntetve.
• Biztosítsák a Számvizsgáló Bizottság részvételét és aláírását a beszámoló és költségvetés jóváhagyásakor.
• Használjanak digitális könyvelési rendszert a bizonylatok feltöltésére és átlátható hozzáférés biztosítására tulajdonosok és ellenőrök számára.
• Közbeszerzési szempontból nagyobb beruházásoknál előzetesen konzultáljanak jogi szakértővel, hogy elkerüljék a jogszabályok megsértését.

Tipikus hibák és hogyan kerülhetők el

Gyakori hiba, hogy a közös képviselő egy szolgáltatási díjat több sorban tüntet fel, vagy olyan költségeket számol el, amelyeknek nincs valós alapja. Korábbi tapasztalat szerint előfordult, hogy egy közös képviselő 44.000 Ft + Áfa helyett összesen 124.000 Ft + Áfát számolt fel havonta, amely évi több mint 1,3 millió forintos eltérést okozott a szerződésben foglaltakhoz képest. Az ilyen problémák elkerülése érdekében a tulajdonosoknak és a Számvizsgáló Bizottságnak rendszeresen ellenőrizniük kell a beszámoló és költségvetés dokumentumait.

Hasznos ellenőrzési és adminisztratív pontok

Ajánlott továbbá a társasházkezelés és könyvelés integrálása olyan rendszerekkel, amelyek lehetővé teszik a helyiségek szintű nyilvántartást, a mérőóra adatok kezelését és a közös költségek automatikus szétosztását a beállított szabályok szerint. A „Társasház kezelés” modul nyújtotta kimutatások és szűrések segítik a napi adminisztrációt és a tulajdonosok tájékoztatását.

tags: #tarsashaz #konyveles #kozbeszerzes

Népszerű bejegyzések:

• Zuglói ingatlan eladó
• Városrehabilitáció Újpesten: közösségi terek megújítása
• Otek ingatlan érték: jogi vonatkozások
• Budai úti központi ingatlaniroda hírei – Új-Ház Centrum Budapest Zrt.
• Nagy Zoltán építőipari vállalkozó: partnerkeresés az OPTEN BI eszközeivel