Egyéni Vállalkozók Elszámolható Költségei: Részletes Útmutató

A vállalkozói tevékenység gazdaságos folytatásához elengedhetetlen a költségek pontos és szabályszerű elszámolása. Az egyéni vállalkozók számára a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) határozza meg az elszámolható kiadásokat, amelyek a vállalkozói bevétel megszerzésével közvetlenül összefüggenek, és a tevékenység folytatása érdekében merültek fel. Fontos tudni, hogy kizárólag a naptári évben ténylegesen kifizetett és szabályszerűen igazolt kiadások minősülhetnek költségnek, kivéve, ha a törvény ettől eltérően rendelkezik.

Az Általános Szabályok és a Tételes Költségelszámolás

Az Szja tv. általános szabálya szerint költségnek a vállalkozási tevékenységgel közvetlenül összefüggő, kizárólag a vállalkozói bevétel megszerzése, a tevékenység folytatása érdekében a naptári évben ténylegesen kifizetett, szabályszerűen igazolt kiadás minősül. Az egyéni vállalkozó által elszámolható, jellemzően előforduló költségeket az Szja törvény 11. számú melléklete sorolja fel. A költségek elszámolásának feltétele, hogy megfelelő adattartalmú számlával rendelkezzenek (nyugta nem elegendő!), amin a vállalkozásunk neve, címe és adószáma szerepel.

A költségelszámolás alapszabályai szerint minden, a vállalkozási tevékenység érdekét szolgáló költségről kérhető számla, és adózási mód függvényében el is számolható az. A költségelszámolásos modellben (SZJA, TAO, KIVA) adózóknál van igazán ennek jelentősége, hiszen ott a költségekkel csökkenthető a bevételünk, és így az év végi nyereségadót egy kisebb adóalap után fizethetjük. Az átalányadózó egyéni vállalkozóknál is kimondja a törvény, hogy a költségszámlákat meg kell tartaniuk, habár náluk nem azok nagyságától függ a befizetendő adó.

Jellemzően Elszámolható Költségek

Az egyéni vállalkozó költségként számolhatja el a vállalkozói kivétet; a bevétel megszerzésével közvetlenül összefüggő kiadásokat; az adott előleget, ide nem értve a tárgyi eszközök, nem anyagi javak beszerzésekor adott előleget; a tárgyi eszközök és nem anyagi javak értékcsökkenési leírását. Továbbá, a tevékenység kezdő évében, illetve szüneteltetésének befejezését követően a tevékenység megkezdése előtt, vagy a tevékenység folytatása előtt - legfeljebb három évvel korábban - beszerzett, és utóbb a tevékenység végzése során felhasznált anyag- és árukészlet beszerzésére fordított, korábban költségként még el nem számolt kiadásait, valamint a tevékenység megkezdéséhez, folytatásához, folytathatóságához szükséges (ide értve a szünetelés időszakában elkerülhetetlen) egyéb kiadásait. A tevékenység kezdő évében, illetve a szüneteltetésének befejezését követően a tevékenység megkezdése előtt, vagy a tevékenység folytatása előtt - legfeljebb három évvel korábban - beszerzett tárgyi eszközök és nem anyagi javak értékcsökkenési leírásának elszámolását is megkezdheti.

Költségként elszámolható kiadások különösen a következők:

Az anyagbeszerzésre, az árubeszerzésre, a göngyöleg beszerzésére (csökkentve a szállítónak visszaküldött betétdíjas göngyöleg ellenértékével), a szállításra fordított kiadás.
A kizárólag üzemi célt szolgáló tárgyi eszközök, nem anyagi javak beszerzésére, előállítására fordított kiadás, ha az a 200 ezer forintot nem haladja meg.
Beszerzési értékétől függetlenül a kizárólag üzemi célt szolgáló tárgyi eszközök, nem anyagi javak folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetését szolgáló javítási, karbantartási munkára fordított kiadás (a járművek esetében a III. fejezetben foglaltakat kell alkalmazni).
Az egyéni vállalkozóval munkaviszonyban álló magánszemély (a továbbiakban: alkalmazott) részére kifizetett bér és annak közterhei, részére jogszabály, illetőleg a kollektív szerződés vagy a munkaszerződés alapján járó, a munkáltatót kötelezően terhelő juttatás, kifizetés, magán-nyugdíjpénztári tagdíjának egyoldalú kötelezettségvállalás alapján történő kiegészítése.
Más magánszemély javára megállapodás alapján nyugellátásra jogosító szolgálati idő és nyugdíjalapot képező jövedelem szerzése céljából fizetett összeg, magán-nyugdíjpénztári tagdíj.
Az olyan személybiztosítás díja, amelynek biztosítottja az alkalmazott (adóköteles biztosítási díj esetében feltéve, hogy a biztosítói szolgáltatás kedvezményezettje nem az egyéni vállalkozó).
Az egyéni vállalkozó által az alkalmazott javára az önkéntes kölcsönös biztosító pénztárba történő munkáltatói hozzájárulás és annak közterhei.
A befizetett saját szociális hozzájárulási adó, egészségügyi szolgáltatási járulék.
A köztestület számára tagdíj vagy annak megfelelő jogcímen fizetett összeg, továbbá az egyéni vállalkozói tevékenységgel kapcsolatos érdek-képviseleti feladatot is ellátó egyesület számára tagdíj címén fizetett összeg (kamarai tagdíj).
A megrendelő, a vevő által igazolt szavatossági és jótállási költség.
A bevétel, illetve az ehhez szükséges feltételek biztosítása érdekében kifizetett vagyon-, felelősség-, kockázati biztosítás díja.
A vállalkozási tevékenységgel kapcsolatban felvett pénzintézeti hitelre (kölcsönre) kifizetett kamat, kivéve azt a kamatot, amely a tárgyi eszköz beszerzési árának részét képezi.
A központi költségvetésbe, a helyi önkormányzatoknak az adóévben megfizetett, kizárólag a tevékenységhez kapcsolódó adó, illeték, hatósági díj, vám, vámkezelési díj, perköltség, kötbér, késedelmi kamat, önellenőrzési pótlék, kivéve, ha a tárgyi eszköz beszerzési árának részét képezi.

A lakás és a telephely műszakilag nem elkülönített volta esetén a költségek arányosan vehetők figyelembe az adott költségre jellemző mértékegységek (például nap, m², m³) alapján. Az internet használati díjának 50 százaléka számolható el költségként, kizárólag a közüzemi számlák esetében a házastárs nevére szóló számla is elfogadható. A telefon, rádiótelefon, telefax, CB-rádió, telex telephelyre történő beszerelése esetén a készülék ára és a beszerelés díja is elszámolható, azzal, hogy a telefon árának és beszerelési díjának 50 százaléka számolható el költségként abban az esetben, ha az egyéni vállalkozó lakása és telephelye műszakilag nem elkülönített.

A telefonfejlesztési hozzájárulás, továbbá a közműfejlesztési hozzájárulásnak a helyi önkormányzat által visszatérített összeggel csökkentett része is elszámolható. Ha a hozzájárulás alapjául szolgáló berendezést a lakástól műszakilag el nem különült telephelyre szerelik be, költségként az egyéni vállalkozó által fizetett magasabb hozzájárulás és az ilyen esetben magánszemélyként egyébként fizetendő összeg különbözete számolható el.

További elszámolható költségek:

A műszaki leírás, a tervrajz költsége, a bérmunka díja, az alvállalkozó részére kifizetett összeg, igénybe vett szolgáltatás díja: reklámköltség, hirdetési díjak, ügyvédi díjak, közjegyző díja, könyvelő díja, postaköltség stb.
Az Szja tv. 1. számú melléklet szerinti munkaruházati termék, a védőeszköz, a munka-, baleset- és környezetvédelmi berendezés beszerzésére fordított kiadás.
A magánszemélynek nem pénzben juttatott vagyoni értékre fordított kiadás és annak közterhei, a megfizetett cégautó adó, valamint a kamatkedvezmény miatt fizetett személyi jövedelemadó.
Az egyéni vállalkozói tevékenységhez jogszabály vagy nemzetközi szerződés rendelkezése alapján kapott támogatás jogszerű felhasználásával teljesített kiadás alapján meghatározott költség, akkor is, ha a kiadás részben a magánszemély személyes vagy családi szükségletét szolgálja. Ha azonban a támogatás csak részben nyújt fedezetet a kiadásra, akkor e rendelkezés alapján a kiadásnak csak a támogatásból fedezett része alapján számolható el költség.
Hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára fordított kiadás. Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet és a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről szóló kormányrendelet szerint naponta számított igazolás nélkül elismert költség. E rendelkezés alkalmazásában az engedélyhez kötött belföldi, nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatással esik egy tekintet alá az a saját célra folytatott (saját számlás) áruszállítási, személyszállítási tevékenység is, amely más személy részére jogszerűen csak engedélyhez kötött belföldi közúti közlekedési szolgáltatásként vagy engedélyhez kötött nemzetközi közúti szolgáltatásként lenne nyújtható. Ez a rendelkezés nem alkalmazható abban az esetben, ha az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti. Ha az egyéni vállalkozó alkalmazottat foglalkoztat, akkor annak hivatali üzleti utazására is a 18. pont rendelkezései szerint kell eljárni.
Lízingszerződés alapján lízingdíj címén kifizetett összegből a lízingbe vevőnél csak kizárólag üzemi célt szolgáló tárgyi eszközök, nem anyagi javak általános forgalmi adó nélküli lízingdíjának és az egyéb járulékos költségeknek a szerződés szerinti futamidő egy hónapjára eső összege, de legfeljebb a teljes lízingdíj havi 3 százalékának, ingatlan esetén 1,1 százalékának megfelelő összeg, illetve ez alapján számított adóévi összeg.
A kizárólag üzemi célt szolgáló tárgyi eszközök, nem anyagi javak értékesítése (ideértve a selejtezést, a megsemmisülést is) esetén az értékesítés időpontjáig még el nem számolt értékcsökkenési leírás összege, az értékcsökkenési leírásból kizárt tárgyi eszköz, nem anyagi javak esetében a nyilvántartásba vett beruházási költség az értékesítéskor költségként elszámolható.
Az egyéni vállalkozó az Szja tv. 3. számú mellékletében az igazolás nélkül elszámolható költségekről szóló rendelkezések megfelelő alkalmazásával számolhat el igazolás nélkül költséget.
A kerekítési szabályok alkalmazása során keletkezett többlet a kiadásoknál költségként elszámolható.
A gazdálkodó szervezet részlegét jogszabályban meghatározott szerződéses rendszerben üzemeltető egyéni vállalkozó által a jogszabály szerinti szerződés (megállapodás) alapján a gazdálkodó szervezet részére befizetett összeg.
A művészeti tevékenységet folytató magánszemély jellemzően előforduló költsége - figyelemmel az értékcsökkenési leírás elszámolására vonatkozó rendelkezésekre is - a tevékenységével összefüggő műsoros előadás, kiállítás, múzeum, közgyűjtemény látogatásának ellenértéke, irodalmi és művészeti alkotásokat tartalmazó, vagy ezek rögzítésére és lejátszására alkalmas eszköz, kép- és hanghordozó, könyv, kotta, más sajtótermék vásárlására fordított kiadás, a tevékenységgel összefüggő szakmai képzés kiadása, továbbá az előadóművészi tevékenységet végzők esetében a színpadi megjelenéshez kapcsolódó esztétikai és kozmetikai cikkekre, illetve szolgáltatásokra fordított kiadás.
Az egyéni vállalkozó által képzésre fordított igazolt kiadás, ha az más magánszemély képzése érdekében merült fel, az azzal összefüggésben megfizetett közterhekkel együtt.
A saját - a vállalkozási tevékenység folytatásához szükséges - szakismeretének megszerzése érdekében merült fel, ide nem értve az iskolarendszerű képzéssel összefüggő kiadást.
Az úthasználat díja az úthasználatra jogosultság időszakában a díjköteles útszakaszon történt üzleti célú futásteljesítmény arányában.
Az önkéntest foglalkoztató egyéni vállalkozó által az önkéntesnek nyújtott, a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló törvény alapján ellenszolgáltatásnak nem minősülő juttatás, ha az önkéntest az egyéni vállalkozó gazdasági-vállalkozási tevékenysége érdekében foglalkoztatta.

A több önálló tevékenységhez használt tárgyi eszközök, nem anyagi javak esetében a magánszemély választhat, hogy melyik tevékenységének bevételével szemben számolja el az érvényesíthető költséget. A költség (az értékcsökkenési leírás a teljes leírásig) nem osztható meg a különböző tevékenységek bevételei között.

Igazolás Nélkül Elszámolható Költségek

Az Szja tv. 3. számú melléklete II. fejezete szerint igazolás nélkül, költségként elszámolható tételek többek között a következők:

A bedolgozó részére e tevékenységével összefüggésben kifizetett évi munkabér, illetve munkadíj 30 százalékát meg nem haladó összeg, feltéve, hogy a magánszemély e jogviszonyával összefüggésben más költséget nem számol el.
A belföldi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélynél - kizárólag e tevékenysége tekintetében - a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg, feltéve, hogy a magánszemély ezenkívül kizárólag a gépjármű belföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult, és ezt az elszámolási módszert alkalmazza.
A közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló kormányrendelet szerint meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma.
A kifizető által a magánszemélynél a saját személygépkocsi (ideértve a közeli hozzátartozó tulajdonát képező személygépkocsit is) használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg.
Külföldi kiküldetés esetén a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló kormányrendelet szerint naponta elszámolható összeg a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélynél - kizárólag az e tevékenysége tekintetében - feltéve, hogy az említett kormányrendeletben foglaltak alapján kizárólag a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult, és ezt az elszámolási módszert alkalmazza.

Személygépkocsi Használat Költségei

Az egyéni vállalkozó csak a saját tulajdonú - ideértve a továbbiakban a házastárs tulajdonát is - személygépkocsi használata esetén számolhat el az Szja-tv. 11. számú melléklet III. rész 11. pontjában foglaltak szerint az útnyilvántartás vezetése helyett havi 500 kilométer utat átalányban a személygépkocsi használata címén. Ezt az elszámolási módszert csak a teljes adóévre - illetőleg az adóéven belül az egyéni vállalkozói tevékenység teljes időtartamára - lehet alkalmazni.

Ha a vállalkozás nevére vásárolunk személygépkocsit, akkor a vásárlást követő hónaptól meg kell fizetni a cégautó adót (teherautónál ez nincs!), amely igen borsos tud lenni. Cserébe viszont mindenféle az autóval kapcsolatosan felmerülő költséget elszámolhatunk a vállalkozásunkban (üzemanyag, karbantartás, felszerelés stb.). Az autó beszerzési értéke is évente költség lesz, hisz értékcsökkenést kell rá számolnunk. Fontos megemlítenünk még, hogy az ÁFA törvény szerint ezen költségek áfája tételes tiltás alá esik, viszont ilyenkor az autó eladásakor sem kell áfát felszámítanunk.

Ha viszont nem akarunk cégautó adót fizetni, akkor igen korlátozott lehetőségeink vannak költségelszámolás tekintetében. Egyéni vállalkozóként jelenleg max. havi 500 km-t számolhatunk el saját vagy közeli hozzátartozónk gépjárművére. Ehhez nem is kell vezetni semmilyen útnyilvántartást, elegendő egy táblázat készítése, ahol az 500 km össze van szorozva az éppen aktuális NAV üzemanyagárral és normával. Fontos, hogy ha 1 km-rel is többet szeretnénk elszámolni, akkor bizony cégautó adót kell ilyenkor is fizetni!

Tárgyi Eszközök Elszámolhatósága

Tárgyi eszközök azok az eszközök, amelyek legalább 1 éven keresztül szolgálják a vállalkozás érdekét, és aktiváláskor (használat megkezdésekor) a tárgyi eszköz nyilvántartásba is fel kell őket venni. Ezt követően az eszközöket az értékcsökkenés szabályai szerint kell elszámolni.

Két kategóriát különböztetünk meg: kisértékű és nagyértékű tárgyi eszközöket. Jelen pillanatban a 200 ezer Ft alatti értékű eszközök kisértékűnek minősülnek, és egy összegben azonnal a beszerzés évében értékcsökkenhetnek (magyarul azonnali költségként elszámolhatóak a könyveinkben). Ezen érték feletti eszköz esetében pedig az értékcsökkenés szabályai szerint több évre szétosztva lesz az számunkra költség.

A társasági adó eszköz csoportonként megad bizonyos leírási kulcsokat, de a számviteli értékcsökkenés ettől teljesen eltérő is lehet. A nem anyagi javak esetében értékcsökkenési leírás csak akkor számolható el, ha azok kizárólag üzemi célt szolgálnak. Az értékcsökkenési leírás alapja ebben az esetben is a beruházási költség. Évközi üzembe helyezés esetén a leírás összegét időarányosan kell megállapítani.

A Lakás és a Vállalkozás Összefüggései

Sok vállalkozás működik úgy, hogy a cég székhelye egy magántulajdonú lakóingatlanban található. Ha a lakás és a telephely műszakilag nem elkülönített, akkor a tevékenységgel arányosan lehet a kiadásokat figyelembe venni az adott költségre jellemző mértékegységek - például nap, m², m³ - alapulvételével. Ha a használat csak részben szolgálja a tevékenységet, tételes elkülönítés nélkül az internet használati díjának 30 százaléka, de legfeljebb évente 60 ezer forint számolható el. A telefon, rádiótelefon, telefax, CB-rádió, telex telephelyre történő beszerelése esetén a készülék ára és a beszerelés díja azzal, hogy a telefon árának és beszerelési díjának 50 százaléka számolható el költségként abban az esetben, ha az egyéni vállalkozó lakása és telephelye műszakilag nem elkülönített.

Amennyiben a ház egy részét irodaként és raktárként használják, míg a másik felében a család otthona van, a felújítási költségeknek csak a kizárólag céges használatú helyiségek költségei számolhatók el jogszerűen, minden más a magánszemély terhe marad. Az adóhatóság ellenőrzés során megállapíthatja, hogy a felújítás a magánszemély vagyoni helyzetét javította, és azt a magánszemély gazdagodásaként értékeli.

Külföldi Számlák és Bizonylatolás

Nehezebb ügy, ha külföldi számlát kaptunk, amelyen nincsenek rajta minden számunkra szükséges adatok, vagy különböző összeg szerepel rajta. Ez különösen nehéz, ha nem európai országról van szó, hiszen előfordulhat, hogy az adott országban az eladó vagy szolgáltató nem kötelezett a számla kiállítására. Nekünk ebben az esetben is be kell szereznünk azt a számlát. Érdemes már előre lekommunikálni a külföldi partnerekkel ezt a dolgot, illetve olyan beszállítókkal dolgozni, akik erre hajlandóak. Jó hír, hogyha vámkezelés alapját képezte egy beszerzés, akkor a teljes összeg elszámolható költségként, még akkor is, ha nem a teljes összegről kaptunk, vagy egyáltalán nem is kaptunk számlát a termékről.

Számlázó Programok és Könyvelői Segítség

Az életedet nagyban megkönnyíti az online számlázás. Ennek költségei számlázóprogramonként eltérnek, a fizetési kötelezettség lehet díjmentes, de 1000 forint környékén is havonta. Emellett egyéni vállalkozó esetén erősen javasolt a könyvelő szaktudásának igénybevétele. A könyvelő segít a döntésekben, pénzügyi kérdésekben is, meghatározza az adott adónem összegét, segít a vállalkozói lét bugyraiban eligazodni, segít az SZJA bevallásban, üzleti döntések meghozatalában.

A költségelszámolás rendkívül fontos a vállalkozások pénzügyi stabilitása és növekedése szempontjából. Segít a jogszabályi megfelelés biztosításában, a pénzügyi átláthatóság növelésében, és alapot szolgáltat a megalapozott pénzügyi tervezéshez.

tags: #vallalkozas #csaladi #haz #elszamolhato #koltsegek