Közös képviselő, adatkezelő vagy adatfeldolgozó: GDPR-szabályozás a társasházakban
Minden adatkezelésnél kulcskérdés és egyedileg meg kell vizsgálni, hogy az adatkezelést végző személy adatkezelőnek vagy adatfeldolgozónak minősül-e. Mi a különbség az adatkezelés és az adatfeldolgozás között? Milyen kötelezettségei vannak az adatkezelőnek? Milyen kötelezettségei vannak az adatfeldolgozónak?
Az alapfogalmak
Adatkezelő az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza. Lehet tehát adatkezelő természetes személy (magánszemély) is, ha nem magáncélra kezeli a személyes adatot. Jogi személy alatt általában cégek, gazdálkodó szervezetek, civil szervezetek is értendők. Adatkezelő a webshopot működtető cég, vállalkozás is. Adatkezelő vagy adatfeldolgozó lehet az egyéni vállalkozó is. Közös adatkezelés esetén több adatkezelő közösen határozzák meg az adatkezelés céljait és eszközeit. Adatfeldolgozó az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel. Kiemelendő, hogy nem az adatfeldolgozó határozza meg az adatkezelés céljait és eszközeit.
A GDPR elvei és a felelősség megosztása
Mindezek figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR rendelkezéseivel összhangban történik. Csak olyan személyes adatok kezelésére kerülhet sor, amelyek az adott konkrét adatkezelési cél szempontjából szükségesek. Az adatkezelés során a jogi megfelelőséget biztosító intézkedéseket dokumentálni szükséges az elszámoltathatóság elve alapján. Az adatkezelőnek adatkezelési szabályzatot, adatkezelési tájékoztatót kell alkotnia és adatkezelési nyilvántartásokat szükséges vezetnie.
Miért fontos a társasházakban a különbségtétel?
A GDPR gyakran ismételt kérdések témában e weboldalunkon szintén olvashat. Jelen cikk célja a tájékoztatás. Tartalma nem minősül jogi tanácsadásnak vagy ajánlattételnek. Ebben a cikkben a társasházak figyelmébe kerülnek a közös költségek és adatkezelések összefüggései.
Adatfeldolgozó igénybevétele és szerződéses kötelezettségek
Adatfeldolgozó csak akkor vehet igénybe más adatfeldolgozót, ha az adatkezelő ehhez előzetesen, írásban hozzájárult. Az általános írásbeli felhatalmazás esetén az adatfeldolgozó tájékoztatja az adatkezelőt minden olyan tervezett változásról, amely további adatfeldolgozók igénybevételét vagy azok cseréjét érinti. Az adatfeldolgozó személyes adatokat kizárólag az adatkezelő írásbeli utasítása alapján kezelhet. Biztosítani a szükséges azt, hogy a személyes adatok kezelésére felhatalmazott személyek titoktartási kötelezettséget vállaljanak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt álljanak. Az adatfeldolgozó is meghozza az adatkezelésekhez szükséges adatbiztonsági intézkedéseket a Rendelet szabályaival összhangban. Megfelelő biztonsági intézkedés lehet például az álnevesítés, a titkosítás, a megfelelő minőségű és mennyiségű informatikai eszközök alkalmazása. Az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően az adatkezelő döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat az adatkezelőnek. Nem csak az adatkezelő, hanem az adatfeldolgozó is köteles minden nyilvántartást vezetni. Köteles az adatfeldolgozói szerződés szerinti adatkezelésre vonatkozó szabályzatokat, tájékoztatókat megalkotni, az adatkezelővel együttműködni.
Különös példák a társasházkörnyezetben
A társasházakról szóló törvény kiemelten tárgyalja a kamerarendszert, a nyilvántartásokat és az adatkezelés célját. I. A kamerarendszer esetében az adatkezelő a társasház, az adatfeldolgozó a kamerarendszert üzemeltető vagyonvédelmi megbízott. A kamerarendszer üzemeltetéséhez szükséges adatkezelési szabályokat a szervezeti-működési szabályzatnak kell tartalmaznia. II. A közös képviselő és a társasház közös adatkezelése során a bejelentési és nyilvántartási kötelezettségek szigorúan szabályozottak. A közös költség fizetési kötelezettségről a törvény alapján történő adatkezelés lehetősége ad keretet az adatok kezelésére, és a jogi eljárások során az adatok kezelésének részletei hozzáférhetők maradnak. A közös költség tartozás érvényesítése során a megbízott jogi képviselő az általunk átadott adatokat az ügyvédi tevékenység szabályai szerint használja.
Adatvédelmi szabályzat és nyilvántartások
A szabályzat elkészítésének kötelezettsége a Társasház belső jogi kereteinek megfelelően jön létre. A Társasház a törvények és az érintettek hozzájárulásán alapul, az adatkezelést a közös képviselő látja el. A társasházaknak rendelkezniük kell belső adatvédelmi szabályzattal, amely tartalmazza az adatkezelési nyilvántartásokat és a kötelező kötelezettségeket. A társasházi adatkezelés nem lépheti túl a működés szempontjából szükséges mértéket, és minden nyilvántartás vezetése kötelező. A közös képviselet által kezelt adatokat a társasház érintettjei jogosultak megismerni a jogszabályi korlátok között.
Közös képviselet feladatköre és felelősség
A társasházak közös képviseletének feladata a törvény alapján biztosított adatok kezelése, például a közös költség összegéről és arról, hogy ki jogosult a hozzáférésre. A közös képviselet vagy intézőbizottság tevékenysége során a személyes adatok védelme kiemelten fontos, és a szabályzatban meg kell határozni a továbbításokra vonatkozó részleteket. A tulajdonostársak közössége felelősséget vállal a jogszerű adatkezelésért, és a közös képviselet feladata az előírt biztonsági intézkedések végrehajtása, a nyilvántartások naprakészen tartása és az érintettek tájékoztatása.
A gyakorlatban hasznos kérdések kezelése
A Biztonságos és jogszerű adatkezelés érdekében a közösségeknek figyelembe kell venniük az érintettek jogait, a nyilvántartások vezetését, a kötelező adatvédelmi szabályzatokat és az adatvédelmi incidensek kezelését. A társasházaknak meg kell határozniuk, hogy ki férhet hozzá az egyes adatokhoz, és hogyan történik az adatok továbbítása harmadik személyek felé. Az érintett jogosult például arra, hogy személyes adataihoz hozzáférést kapjon, helyesbítést kérjen, vagy kérelemre törlését kérje. A szolgáltatásnyújtás befejezése után a személyes adatok törlése vagy visszajuttatása a döntés alapján történik.
Összefoglaló
A Társasház önálló jogalany, ezért szükséges rendelkeznie valamennyi kötelező szabályzattal és a közös képviselő köteles ezeket elkészíteni és a Társasház tulajdonába adni. Az üzletszerű közös képviselő a Társasházkezelőnek, mint jogi személynek pedig szükséges saját belső adatvédelmi szabályzatot alkotnia a kezelése alatt álló Társasházak adatkezelésére, a munkavállalói adatkezelésre, a tevékenységével összefüggő partnerek adatainak a kezelésére és a könyvelésre.
tags: #kozos #kepviselo #adatkezelo #vagy #adatfeldolgozo