Társasház könyvelése Excel helyett: profizmus és korszerű megoldások Profi Multiház programmal

Ha a társasház könyveléséről beszélünk, a korszerű megoldások nem csak a számviteli pontosságot, hanem a hatékonyságot és az átláthatóságot is növelik. A Profi Társasház programunkon felül 2014-ben készült el a Teljesen Windows és WEB alapú programunk, ami természetesen még ennél is sokkal többet tud, modernebb felületete és mégjobb szolgáltatásai vannak. Kiválló Beszámóló, Tervezés és Mérleg fukciói is vannak. Tablet és mobilra is optimalizált. Év közben is lehetséges, és érdemes is a áttérni, mert veszteség nélül mindent beimportál. A Profi program nettó alap árai egy gépre Több házra 500 albetétig 180eFt/év, Egy házra 100 albetétig 80eFt/év és még az esetlegesen megrendelt alábbi modulok. E felett 50 megkezdett albetétenként még 15.000 Ft/év.

A Profi program funkcionálisan eddig is sokkal többet tudott, mint a mostani windows alapu konkurens programok. Az új Profi Multiház program egyesíti a Profi kiválló tudását a Windows és Web adta további lehetőségekkel, sőt eddigi hiányosságait is megszünteti, ezért minden téren országelső is. A nyomkövetést ezen áron biztosítjuk, a 'vételtől' minimum 4 évig, de évenként kissé növekvően. A vételi konstrukciónál a nyomkövetés utólagos, az előző évre vonatkozik. (Ugyan akkor folyamatosan áttérünk az aktuális évre való fizetésre, mert ez sok félreértéshez vezetett.)

Kiemelt funkciók és modulok

1: "Hirdetény" (minta lista megtekintése) - Rezsi-költségnemenkénti összesítő havonta az előző évekkel kumuláltan is, ami havonta kifüggesztendő. 2: az új "Rezsifelosztás" (minta lista megtekintése) a kumulált rezsitételeket költségnemenként és lakásokra is lebontja, a tulajdoni hányad, Négyzetméter, Benntlakók száma, stb. arányában, ez 2013-ra is működik. 3: A Teljes és Közösköltség elszámolás végén "Tulajdonosi elszámolás REZSIVEL" (minta lista megtekintése) is megvan a rezsitételek egy adott lakásra való lebontása is, nem csak a tulajdoni hányad, hanem tetszőlegesen megadható paraméterek, pl. nm, lakók-száma, stb. szerint, és rezsinemenként egyes körök, pl garázsok vagy cégek is kizárhatóak a felosztásból. Fontos, hogy a rezsiszámlákat januártól az új programmal kell könyvelni!

4: A Profi Multiházra való átállás esetén a Profi aktuális árait beszámítjuk a Multiházéba, ami veszteség nélül bármikor 100%-os adatimporttal azonnal megtehető. A Nagymodulok: Kamatszámítás, Tervezés, Számlázás, Vízóra, Milliárd, Excel CSV export. a havi közös ktg., stb.

Részletes bevételi és költségelszámolási elvek

A közös költség, fűtés, felújítás, szemétdíj, vízdíj, bérleti díjak, egyszeri költségek és más tételek tervezése egységesen történik. A Tervező modulban egy egységes terv képet csak egyszer, 1 házban kell kialakítani az éves nyitás előtt, nagyon jól paraméterzhető. Mivel a nullás sorok kimaradnak, házanként el fog térni. A nyitásnál átmásolhatóak az összes házba. Rendkívül gyorsan lehet így tervezni.

Ügyfélkapu és postai megoldások

Ügyfélkapu: A tulajdonosok a saját egyenlegközlőjüket a neten lekérdezhetik jelszavukkal a mi WEB-szerverünkön keresztül. Az “OC31-es” POSTACSEKK modul: a bankkal kötött díjmentes szerződést követően a Posta a csekken befizetett összegeket ELEKTRONIKUS formában küldi meg, így a teljes kézi munka helyett a PROGRAM könyveli le, ráadásul az összes házra egyben, 1 parancsra. Ez az "OC31" csekk még olcsóbb is, csekkenként kb. ~25Ft-tal, valamint elmarad a postázási díj is, ami ~100Ft, így havi 300 csekknél 450.000 Ft/év a tiszta megtakarítás és az önök munkaidő megtakarítása még ~100.000 Ft/év. További előnye, hogy a könyvelés is mindig naprakész lesz.

A "Csoportos Beszedési Megbízás" BANK könyvelő modul: A közösképviselő cég az OTP-nél kötött szerződését követően a tulajdonosok "Inkasszós" megbízást adnak bármelyik banknál Önnek. (Ennek adminisztrációját ön is közvetítheti, hogy gyorsan meglegyen.) Ön az aktuális havi előírásokat a Profi-val havonta lehívja. A ténylegesen befolyt összegeket az ELEKTRÁN fájl formában kapja meg, amiből ezen Profi modul le is könyvel emberi kéz érintése nélkül.

Sok további információ, árlista, stb. a letölthető demó-program Egyéb/Dokumentációk menüpontjában található, vagy a fődokumentáció itt: Profi Társasház dokumentáció. Könyvelő irodánk társasházak könyvelésére specializálódott, kifejezetten a társasházak könyvelésével és gazdasági ellenőrzésével foglalkozik. Több éves szakmai tapasztalatunkat felhasználva a közös képviselők, az Intéző Biztottság tagjai, valamint a lakók minél teljesebb körű kiszolgálására törekszünk.

Írásos útmutatások és jogi keretek

Kettős könyvvitelt köteles vezetni a társasház, ha két egymást követő évben az alaptevékenységből, valamint a vállalkozási tevékenységből származó éves (ár)bevételének együttes összege évenként meghaladja az 50 millió forintot. min. Lehetőség van az adatok, dokumentumok elektronikus úton történő továbbítására. Ezek a dokumentumok nem kerülnek általunk kinyomtatásra.

A társasházkezelő rendszer egy helyen kezeli a társasházkezelés legfontosabb feladatait: könyvelést, közgyűléseket, dokumentumokat és pénzügyi kimutatásokat. Nincs rejtett költség. 51. Nem tudsz dönteni? Minden érdeklődőnek - Microsoft Teams segítségével - online bemutatjuk, illetve kötetlen beszélgetésben megválaszoljuk a felmerült kérdéseket. Konkrét megrendelés esetén oktatás, betanítás, konzultáció, adatátemelés más programból - ezek mind a kezdeti lépésekhez tartoznak. Bevezetés előtt közösen meghatározzuk az elérendő célokat, munkamódszereket, jogosultságokat, szolgáltatásokat. Ezzel párhuzamosan bemutatjuk a rendszert példákon keresztül. Bemutatóval, oktatással, betanítással, konzultációval és videó anyaggal biztosítjuk a rendszer megismerésének lehetőségét. Ennek igénybevételéhez használja a honlapon kapcsolatfelvevő szolgáltatásunkat!

Rendszerkövetelmények és hozzáférhetőség

A Társasház App társasház könyvelő rendszer tetszőleges helyen és eszközzel használható, azaz csak internet és böngésző szükséges hozzá. Új rendszerszolgáltatások megjelenése esetén ezek a rendszerben azonnal elérhetővé válnak. Igen a társasház könyvelő program illeszkedik a fenti rendszerekhez, amihez tudni kell hogy ezeknek technikai feltételei is vannak! Havi költsége van, amely az albetétek és a felhasználók számától függ. Mivel a társasházkezelő felhőalapú rendszer, ezért karbantartási költség nincs. Továbbfejlesztési vagy váratlan egyéb költségek nincsenek. A társasházkezelő rendszer folyamatos fejlesztés alatt áll. Hogy mi mikorra készül el, azt részben partnereink / felhasználóink, részben a jogszabályváltozások döntik el.

A lakók részéről a telefonos megkeresések száma lényegesen csökkenthető. A lakók be tudják jelenteni a mérőóra állásukat, meg tudják nézni a folyószámlaegyenlegüket is. Költségmentesen - ún. Igen! A társasház pénzforgalmáról - a bankbizonylatok és a pénztárkönyvek alapján - naplófőkönyvet vezetünk. A naplófőkönyv sorszámozott tételekkel tartalmazza a társasház összes bevételét és összes kiadását költségnemenkénti bontásban részletezve. A naplófőkönyvből az Excel függvényeinek segítségével legyűjtjük az egyes tulajdonosok befizetéseit, melyeket havi bontásban összegezünk és egy külön táblázatban “tulajdonosok befizetései” néven tárolunk.

A társasház tulajdonosainak év végi egyenlegét, évközi előírásait és befizetéseit is egy Excel táblázatban gyűjtjük össze, melynek befizetési adatai zárnak a naplófőkönyvben rögzített tulajdonosi befizetésekkel. Ebben a táblázatban feltüntetésre kerülnek többek között a késedelmi kamatok, a kintlévőség behajtási költségek, amelyek ráterhelésre kerülnek az egyes nemfizető tulajdonosokra. A táblázat utolsó oszlopa tartalmazza az időszaki egyenlegeket, melyeket csoportosítunk annak függvényében, hogy hány havi közösköltséggel tartozik a tartozó tulajdonos. Ezt is egy Excel függvény gyűjti le és ez automatikusan meg is írja a későbbi körlevélbe kerülő, a tartozást vagy a túlfizetést és annak mértékét rögzítő kulcs mondatot.

Éves elszámolás és költségvetési terv

Három, illetve hat havi tartozás után komolyabb jogi lépések (ügyvédi felszólítás, fizetési meghagyás kibocsájtása) következnek és elindul a behajtási folyamat. Időszakonként, általában negyedévente körlevélben körleveleket küldünk, melyek nemfizető tulajdonosok esetében egyúttal fizetési felszólításnak minősülnek. Az éves elszámolásban a naplófőkönyv bevételei és kiadásai kerülnek feltüntetésre a vagyonmérleg megjelenítése mellett. Ezt bankszámlánként, illetve a házipénztár nyitó és záró összegeinek feltüntetésével adjuk meg a különbözetek összegzése mellett. Így azonnal látszik, hogy az eltelt évben csökkent, vagy növekedett a társasház vagyona. A bankszámla kivonatok év végi, illetve év eleji összegének különbözetéi meg kell, hogy egyezzenek a bevételek és a kiadások különbözetével.

A kiadások tervezésénél kimutatjuk az 1 m²-re eső havi költségét az egyes kiadási tételeknek, ami megkönnyíti a költségvetési terv értelmezését és elfogadását is. A költségek m2-ekre (tulajdoni hányadra) történő elosztásának a víz- és csatornadíj kiszámításánál van jelentősége. Az elmúlt 20 év tapasztalata szerint sok társasház ex has módszerrel osztotta a költségeket, ami torzított vízfogyasztást eredményezett; ezt mi elkerüljük, és év végén felülvizsgáljuk a díjakat.

Összefoglalás: a tulajdonosok a számvizsgáló bizottság kontrollja mellett olyan elszámolást kapnak, amely egyszerű, átlátható és pontos információkat tartalmaz a társasház bevételeiről és kiadásairól, amely tartalmazza a vagyonmérleget is. A nemfiző tulajdonosok időszakonként fizetési felszólítást kapnak, három, illetve hathavi tartozás felhalmozását követően elindul a behajtási folyamat. A társasház pénzügyi folyamatai valósidejű, teljes kontroll alatt állnak és monitorozásra kerülnek a számvizsgáló bizottság részére. A kettős aláírás intézményének köszönhetően a tulajdonosi kör teljes kontrollt gyakorol a társasház vagyona, pénzkészletei felett!

Az Excel vs. OnlineHáz társasházkezelő rendszer

Nagyon fontos megállapítás, hogy sok társasház közös képviselője még mindig az Excel táblázatkezelőt használja a ház pénzügyeinek vezetésére. Az Excel fájlok tárolása és kezelése nem biztosít megfelelő védelmet az adatvesztés ellen, ami egy társasház pénzügyi nyilvántartása szempontjából elfogadhatatlan kockázatot jelent. Gondoljunk csak bele: egy véletlen törlés, egy sérült fájl vagy egy meghibásodott merevlemez pillanatok alatt megsemmisítheti a hónapok, sőt évek alatt gondosan összegyűjtött adatokat. De nem csak a technikai hibák jelentenek veszélyt. Szoftverhibák és rosszindulatú programok: Az Excel fájlok érzékenyek a technikai problémákra, például a program összeomlására vagy vírusfertőzésre, ami adatvesztést vagy -sérülést okozhat. Illetéktelen hozzáférés: Az Excel nem kínál fejlett adatvédelmi funkciókat. Verziókövetés hiánya: Az Excel nem rendelkezik automatikus verziókövetési funkcióval. Ezzel szemben az OnlineHáz társasházkezelő szoftver felhőalapú technológiát használ, amely garantálja, hogy az adatok mindig elérhetők és biztonságban legyenek. A rendszer automatikus biztonsági mentéseket készít, így egy technikai probléma esetén sem vész el egyetlen adat sem. Emellett szigorú jogosultságkezelési beállításokkal védi az információkat, így csak az arra jogosultak férhetnek hozzá a társasház pénzügyi adataihoz. Az Excelben történő adatbevitel manuális folyamat, ami emberi tévedéshez vezethet, és hosszú távon idő- és költségigényes lehet.

Az OnlineHáz szoftverrel a társasház pénzügyei átláthatóak, hibáktól mentesek és biztonságosan kezelhetők - mindez egyetlen kattintással. A rendszer automatizált kimutatásokat és egy felhasználóbarát felületet kínál, amelyen a lakók bármikor, bárhonnan átláthatják a társasház pénzügyi helyzetét. A rendszer jogosultságkezelési funkciója biztosítja, hogy mindenki csak a rá vonatkozó információkhoz férjen hozzá - például a saját egyenlegéhez -, míg a közös képviselő teljes rálátást kap a ház pénzügyeire. Egy társasház pénzügyeinek Excelben történő kezelése rengeteg manuális munkát igényel, ami időigényes és hibalehetőségeket rejt magában.

Az idő pedig a közös képviselők számára az egyik legértékesebb erőforrás. Az Excelben végzett munka havonta több órát elvehet, amit egy automatizált rendszerrel percek alatt meg lehet oldani. Ha Ön is szeretné minimalizálni a kockázatokat, növelni az átláthatóságot és maximalizálni a hatékonyságot, itt az ideje váltani! Az OnlineHáz szoftverrel a társasház pénzügyei átláthatóak, hibáktól mentesek és biztonságosan kezelhetők - mindez egyetlen kattintással.

Gyakorlati kérdés - közgyűlés és meghívók

A közgyűlésre vonatkozó kimutatások és meghívók előállítása is részét képezi a rendszer funkcióinak. A rendszer lehetővé teszi, hogy a meghívó készítésénél a közgyűlés helye és időpontja megadható legyen, és a meghatalmazások, a jegyzőkönyv előkészítése is egyszerűen elvégezhető legyen. A levélkészítés és a körlevelek menedzselése is beépített funkció, amelyet a felhasználó igény szerint testre szabhat. A három- és hat havi tartozások kezelése és a behajtási folyamat nyomon követése automatikusan integrálva van a modulokba.

Összegzés és hasznos javaslatok

A társasház könyvelésének korszerűsítéséhez fontos, hogy:

• vezetésben legyen a teljes pénzügyi kontroll és valós idejű nyomon követhetőség;
• előnyben részesítsük a felhőalapú megoldásokat a biztonság és a hozzáférhetőség érdekében;
• biztosítsuk a jogi megfelelést a mérleg- és beszámoló-előírások szerint;
• használjuk ki a rezsifelosztás és elszámolás rugalmas paraméterezhetőségét;
• könyvelési és adminisztratív feladatokra automatizált folyamatokat alkalmazzunk a hatékonyság növelése érdekében.

Gyakorlati modulú táblázat és jegyzetek

A rendszer tartalmaz továbbá: Ügyfélkapu hozzáférés, OC31 postai csekk modul, Csoportos Beszedési Megbízás modul, és különféle kimutatások, szűrési lehetőségek. A jogi és számviteli részletekért és a pontos feltételekért mindenképp érdemes áttanulmányozni a Profi Társasház dokumentációt és a Word/Dok dokumentációkat a demó-programban.

tags: #tarsashaz #konyvelese #excel

Népszerű bejegyzések:

• Ingatlanközvetítő kereseti lehetőségei és tippek
• Hogyan építsünk megbízható vízellátó rendszert: alapozó lépések
• Részletek a haszonélvezeti jog és a tulajdonjog összefüggéseiről
• Rövid útmutató a Dunakeszi telekméret-korlátozásokról
• Telkek jogi és gazdasági keretei közigazgatási témában