Belső szabályzat ingatlanközvetítők számára — pénzmosás elleni minták és dokumentumok

A NAV PEI 2025. október 1-én közzétett Típusszabályzata alapján készült, kiegészített belső szabályzatmintánk ingatlanvállalkozások számára nyújt részletes segédletet a Pmt. szerinti megfelelés biztosításához. A Típusszabályzat alkalmazása nem kötelező, de ha nem ezt alkalmazzuk, akkor nekünk kell kitalálnunk és megfogalmaznunk a Pmt-nek mindenben megfelelő belső szabályozást. (Akkor inkább legyen a NAV-os...)

Miért fontos a belső szabályzat és mit tartalmaz mintánk?

A Típusszabályzattal az a gond, hogy kb. 90%-os készültségben teszik közzé. A maradék 10%-ot a szolgáltatónak kell elkészítenie. Ezt a maradék szabályozást mintánk már tartalmazza. Egyébként nem variáltunk a Típusszabályzathoz képest, egy az egyben átvettük a rendelkezéseit.

Szabályzatmintánk kis- és középvállalkozások részére készült, egyaránt használhatják a tevékenységet egyedül végzők és az alkalmazottat foglalkoztató szolgáltatók is. A szolgáltatók belső kockázatértékelés készítésére is kötelezettek.

Az elérhető mintadokumentumok listája

Belső szabályzat minta (Word)
Belső kockázatértékelés minta (Word)
Ügyfél kockázatértékelő lap (Word)
Tesztkérdések az alkalmazottak munkahelyi vizsgáztatásához (Word)
Megoldókulcsok a teszthez (Word)
Jegyzőkönyv a munkahelyi továbbképzési kötelezettség teljesítéséről (Word)
Tényleges tulajdonosi nyilvántartás (Excel)

A Típusszabályzat mellékletét képezik az ügyfélazonosítás során alkalmazni javasolt formanyomtatványok is. Szabályzatmintánk tartalmazza a maradék szabályozást, a szükséges mellékleteket és az ügyintézési folyamatok pontosításához szükséges segédleteket.

Jogszabályi háttér és fogalommeghatározások

Pmt.: a pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény. Kit.: az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról szóló 2017. évi LII.

Pénzmosás: a Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény (a továbbiakban: Btk.) 399-400. Terrorizmus finanszírozása: a Btk. 318.

A Pmt. 4. §-ai határozzák meg a kiemelt közszereplő fogalmát, a közeli hozzátartozó és közeli kapcsolat definícióit, amelyek a kockázatértékelés és az ügyfél-átvilágítás szempontjából döntő jelentőségűek. A kiemelt közszereplői nyilatkozat a Szabályzat 2. számú mellékletében található.

Ügyfél-átvilágítás (ügyfél-azonosítás) alapelvei

Ügyfél-átvilágítás: az üzleti kapcsolat létesítésekor, illetve, ha a korábban rögzített ügyfél-azonosító adatok valódiságával, vagy megfelelőségével kapcsolatban kétség merül fel. Az ügyfél-adatok beszerzése már az üzleti kapcsolat létrejötte előtt a leendő ügyfél képviselőjével folytatott előzetes beszélgetés során kezdetét veszi.

Az üzleti kapcsolat létesítésekor az ügyfél képviselőjét tájékoztatni kell, hogy a Pmt. vonatkozó rendelkezései alapján történik az adatok felvétele és az okmányok másolása. A szolgáltató köteles ellenőrizni a bemutatott okirat érvényességét, továbbá köteles a bemutatott okiratokról másolatot készíteni.

Amennyiben a szolgáltató nem tudja végrehajtani az ügyfél-átvilágítást, akkor az érintett ügyfélre vonatkozóan a szolgáltató köteles megtagadni az üzleti kapcsolat létesítését. Amennyiben a már meglévő ügyfél viszonylatában nem szerezhető be teljeskörűen a Pmt.-ben meghatározott kötelezően rögzítendő adatok köre, a szolgáltató köteles az üzleti kapcsolatot megszüntetni.

Azon ügyfelek esetében, akikkel a szolgáltató 2017. június 26. előtt létesített üzleti kapcsolatot 2019. június 26-ig kell beszerezni azokat az adatokat, amelyek felvétele a korábbi 2007. évi CXXXVI. törvény alapján nem volt kötelező, de a hatályos Pmt. alapján szükséges.

Tényleges tulajdonos és nyilatkozat

A tényleges tulajdonos a Pmt. meghatározása szerint rögzítendő, és a nyilatkozat az 1. számú melléklet szerinti formanyomtatvány. A tényleges tulajdonos személyéről az ügyfél szervezet képviselője hamis információt adhat, illetve a tényleges tulajdonos kilétével kapcsolatos kétség nem volt megszüntethető a Szabályzatban leírt módon. Amennyiben a tényleges tulajdonos kilétével kapcsolatban kétség merül fel, akkor a szolgáltató az ügyfelet ismételt írásbeli nyilatkozattételre szólítja fel.

Az ügyfél képviselőjének tényleges tulajdonosra vonatkozó írásbeli nyilatkozata - kockázatérzékenységi megközelítés alapján - mellőzhető, ha a szolgáltató a törvényben meghatározott adatokat a részére bemutatott okiratok, valamint a nyilvánosan hozzáférhető nyilvántartások alapján rögzíti.

Egyszerűsített és megerősített ügyfél-átvilágítás

Egyszerűsített ügyfél-átvilágítás esetében a szolgáltató rögzíti az ügyfél-szervezet képviseletében eljáró személy, valamint az ügyfél-szervezet adatait, de nem rögzíti a tényleges tulajdonosra vonatkozó információkat. Továbbá célszerű, de nem kötelező a személyazonosság igazoló ellenőrzését elvégeznie.

Fokozott ügyfél-átvilágítást alkalmaz a szolgáltató abban az esetben, ha az ügyfél kiemelt közszereplőnek minősül, továbbá, ha a Szabályzat III. alapján magasabb kockázat áll fenn. A megerősített eljárás befejezését a szolgáltató írásban rögzíti, amely tartalmazza a szolgáltató megerősített eljárás során tett megállapításait, valamint az eljárás befejezésének indokát és időpontját.

Okiratok, hitelesítések, elektronikus ügyfél-átvilágítás

Abban az esetben, ha a természetes személy ügyfél vagy az ügyfél szervezet képviselője, meghatalmazottja nem jelent meg személyesen az azonosítás és személyazonosság igazoló ellenőrzése céljából, akkor köteles az ügyfél-átvilágítás során kötelezően rögzítendő adatokat tartalmazó okiratok hiteles másolatát megküldeni a szolgáltató részére. Kivételt képez ez alól azon eset, amikor a szolgáltató az 5. számú mellékletben meghatározott feltételeknek megfelelő, előzetesen auditált elektronikus hírközlő eszköz útján végzi az ügyfél-átvilágítást az ügyfél képviselőjének személyes megjelenése nélkül.

Nyilvántartás, adattárolás és adatkezelés

A rögzített adatokat a szolgáltató az üzleti kapcsolat többi iratától elkülönítetten, azonosítóval ellátva, papír alapon tárolja, akként, hogy az ügyfél-átvilágítási adatlapot megőrzi. A szolgáltató az adatok papír alapú tárolása mellett az adatokat elektronikusan is rögzítheti és/vagy tárolhatja oly módon, hogy az adatrögzítést és a változások rögzítését a Szabályzat 1. számú mellékletét képező ügyfél-átvilágítási adatlappal megegyező tartalommal kell elvégezni, és az adatokat egységes nyilvántartásban kell tárolni, amely a tárolt adatok meghatározott üzleti kapcsolathoz való kapcsolatát is követhetővé teszi.

Monitoring, kockázatértékelés és felülvizsgálat

Az ügyfél-átvilágítás kötelező eleme a monitoring tevékenység. Az üzleti kapcsolat fennállása alatt az ügyfél köteles a tudomásszerzéstől számított öt munkanapon belül a szolgáltatót értesíteni az ügyfél-átvilágítás során megadott adatokban bekövetkezett változásokról. A szolgáltató köteles ügyfelei figyelmét felhívni az adatváltozások közlésének kötelezettségére.

A szolgáltató kockázatérzékenységi alapon a monitoring tevékenységet megerősített eljárásban végzi. A szolgáltató az ügyféllel való üzleti kapcsolat fennállása alatt folytatott monitoring tevékenysége során legalább évente egy alkalommal felülvizsgálja az ügyfelei kockázati kategóriák szerinti besorolását. A kockázati kategória módosítása feljegyzésszerűen történik.

A szolgáltatónál a kijelölt vezető végzi a kockázati kategóriákba sorolást, illetve annak felülvizsgálatát is. A kijelölt vezető az ügyfelekről egy táblázatos nyilvántartást vezet, amely az alacsony és magas kockázati kategóriába sorolt ügyfelek esetében tartalmazza a kategóriába sorolás indokát.

Lehetséges szokatlan körülmények és indikátorok ingatlanügyletek során

Az alábbiakban részletezett indikátorok nem teljeskörű felsorolását tartalmazzák azoknak az ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenység végzése során leggyakrabban előforduló szokatlan körülményeknek, ügyleteknek, amelyek az ügyfelei működésével kapcsolatosan bejelentési kötelezettséget keletkeztethetnek a szolgáltató számára.

A tényleges tulajdonos személyéről hamis információt adnak, vagy a tényleges tulajdonos kilétével kapcsolatos kétség nem volt megszüntethető.
A lehetséges ügyfél vonakodik, vagy megtagadja a referenciák (pl. korábbi ügyletek) bemutatását.
Az ügyfél által kezdeményezett, de végre nem hajtott ingatlanügyletek esetén pénzmosásra utaló körülmények felmerülnek.
Nem fogadható el az olyan országban végzett ügyfél-átvilágítás eredménye, amely stratégiai hiányosságokkal rendelkező, kiemelt kockázatot jelentő harmadik országnak minősül.

Bejelentési kötelezettség és eljárás

Pénzmosásra, terrorizmus finanszírozására, vagy a dolog büntetendő cselekményből való származására utaló adat, tény, körülmény felmerülése esetén a szolgáltató vezetője vagy foglalkoztatottja kitölti a 3. számú mellékletet és azt igazolható módon átadja a kijelölt személy részére. A kijelölt személy a 3. számú melléklet alapján az esetlegesen szükséges további információk beszerzését követően a bejelentést a pénzügyi információs egység részére megküldi.

A Pmt.-ben és a Kit.-ben meghatározott bejelentési kötelezettséget a szolgáltató az erre a célra rendszeresített, Általános Nyomtatvány Kitöltő (ÁNYK) keretrendszerben kitöltendő és benyújtandó nyomtatvány kitöltésével, a rendelkezésre álló mellékletek csatolásával, és a Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Iroda részére történő megküldésével teljesítheti.

Bejelentési kötelezettség akkor keletkezik a szolgáltatónál, ha a szolgáltató vezetője, foglalkoztatottja (segítő családtagja, alvállalkozója) pénzmosásra, terrorizmus finanszírozására, vagy dolog büntetendő cselekményből való származására utaló körülményt észlel az ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenysége során valamely ügyfele viszonylatában.

Ügyfél-átvilágítási adminisztráció és folyamatfelelősök

Az üzleti kapcsolat folyamatos figyelemmel kíséréséért a szolgáltató azon foglalkoztatottja, foglalkoztatottai (alkalmazottja, tagja) felelősek, akik az üzleti kapcsolat fennállása során, az ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységre vonatkozó megbízás ellátása során, azzal összefüggésben az ügyféllel kapcsolatba kerülnek.

IV. A kijelölt személy(ek) adatairól, illetve az adatokban bekövetkezett változásokról a Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Irodát a szolgáltató a VPOP_KSZ17 számú nyomtatvány kitöltésével és megküldésével tájékoztatja. A tájékoztatást a tevékenység megkezdését vagy az adatokban történt változás bekövetkezését követő 5 munkanapon belül kell a szolgáltatónak megküldeni.

Képzés, vizsga és nyilvántartás

Mintánk tartalmaz tesztkérdéseket az alkalmazottak munkahelyi vizsgáztatásához és megoldókulcsokat a teszthez. Továbbá jegyzőkönyv mintát is adunk a munkahelyi továbbképzési kötelezettség teljesítéséről. A szolgáltató köteles az alkalmazottak képzését és a képzési kötelezettség teljesítését dokumentálni.

Tényleges tulajdonosi nyilvántartás

A mintában szereplő Tényleges tulajdonosi nyilvántartás (Excel) segít a jogszabály szerinti adatstruktúra rögzítésében és folyamatos frissítésében. A szolgáltató köteles gondoskodni arról, hogy a tényleges tulajdonosok adatai naprakészek legyenek, és ha az ügyfél-átvilágítás során hiányosság merül fel, az üzleti kapcsolat megszüntetésére vagy megtagadására kerül sor.

Speciális helyzetek: alvállalkozók, külföldi adatok, harmadik országok

Amennyiben a szolgáltató „alvállalkozót” alkalmaz az ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységben, akkor az „alvállalkozó” vezetője és foglalkoztatottja a 3. számú melléklet kitöltésével és igazolt átadásával értesíti a szolgáltatónál kijelölt személyt arról, hogy a Pmt.-ben meghatározott bejelentési kötelezettség fennáll-e. Nem fogadható el az olyan országban végzett ügyfél-átvilágítás eredménye, amely stratégiai hiányosságokkal rendelkező, kiemelt kockázatot jelentő harmadik országnak minősül.

Ügyfél-azonosítási és kockázati dokumentumok használata a gyakorlatban

Az üzleti kapcsolat létesítésével egyidejűleg végrehajtott ügyfél-átvilágítási intézkedések elvégzése során a szolgáltató képviselőjének törekednie kell arra, hogy a természetes személy ügyfélről, illetve az ügyfél szervezet vezetéséről, tulajdonosairól, tevékenységéről a lehető legtöbb információt beszerezze. Az üzleti kapcsolat fennállása alatt folytatott kommunikáció során törekedni kell az ügyfél megismerésére, a szokatlan ügyletek hátterének feltérképezésére.

Gyakorlati útmutató - mikor kell megtagadni vagy megszüntetni az üzleti kapcsolatot?

Ha az ügyfél-átvilágítás nem hajtható végre, a szolgáltató köteles megtagadni az üzleti kapcsolat létesítését.
Ha a meglévő ügyfél esetében nem szerezhető be a Pmt.-ben meghatározott adatkör, a szolgáltató köteles megszüntetni az üzleti kapcsolatot.
Ha a tényleges tulajdonos kilétével kapcsolatos kétség nem szüntethető meg, az ügyfél ismételt írásbeli nyilatkoztatására kell felszólítani; ennek eredménytelensége esetén szüneteltetés vagy megszüntetés javasolt.

Mintaszabályzat alkalmazhatósága és szerzői információ

Szerző: dr. A. A mintaszabályzat célja, hogy a NAV PEI által közzétett Típusszabályzathoz hű, de kiegészített, az ingatlanügylettel foglalkozó kis- és középvállalkozások igényeihez igazított dokumentációt biztosítson. A mintában szereplő eljárások, űrlapok és nyilvántartások segítik a jogszabályi megfelelést és a belső kontroll kialakítását.

Hasznos ellenőrző lista a bevezetéshez

Alkalmazzuk-e a NAV Típusszabályzatát, vagy saját, a Pmt.-nek megfelelő szabályzatot készítünk?
Kijelöltük-e a belső jelentésekért és külső bejelentésekért felelős személyt(eket)?
Létrehoztuk-e a tényleges tulajdonosi nyilvántartást és rendszeresítettük-e az éves felülvizsgálatot?
Van-e dokumentált képzési és vizsgarendszerünk alkalmazottak számára?
Beállítottuk-e a monitoring és szűrő-monitoring rendszert a pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásához?

Kapcsolódó jogi dokumentumok és hivatkozások

Pmt. - 2017. évi LIII. törvény
Kit. - 2017. évi LII. törvény
Btk. - 2012. évi C. törvény
NAV PEI Típusszabályzat (2025. október 1.) és annak mellékletei

Mintánk a gyakorlatban alkalmazható űrlapokat és ellenőrzési pontokat tartalmazza: belső szabályzat, belső kockázatértékelés, ügyfél kockázatértékelő lap, tesztek és megoldókulcsok, jegyzőkönyv és tényleges tulajdonosi nyilvántartás. Használatukkal a szolgáltató minimalizálhatja a Pmt. megsértésével járó kockázatokat, és dokumentált eljárásokat alakíthat ki az ingatlanügyletek során felmerülő szokatlan helyzetek kezelésére.

tags: #belso #szabalyzat #ingatlankozvetito