Közüzemi díjak rögzítése a bérleti szerződésben: részletes útmutató és esettanulmányos megközelítés
Számos buktatója lehet egy elsőre magától értetődő számlázásnak is, amelynek következtében az egyébként jóhiszeműen eljáró adózó is súlyos adóbírságra számíthat - már amennyiben a hibát nem saját maga, hanem az adóhatóság tárja fel.
Jelen cikkünkben a számlázási folyamatok felülvizsgálata során a közüzemi költségek tovább számlázása kapcsán több esetben tapasztalt rendszerhibára szeretnénk felhívni a figyelmet, amelyet egy esettanulmányon keresztül mutatunk be.
Egy magyar társaság az elmúlt pár év során bérbe adott egy saját tulajdonában álló ingatlant egy másik magyar társaság számára, és az ingatlan közüzemi költségeit (távhő, áram, víz, stb.) is a bérlőjével fizetette meg, hiszen ezek a kiadások alapvetően a bérelt ingatlant használó bérlő cég rendes működése során merültek fel.
Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a NAV szerint a közüzemi szolgáltatók ÁFA-különbségtől függetlenül 27%-os ÁFA kulccsal kell azokat tovább számlázni, amennyiben az ingatlan bérbeadása áfás.
Vagyis a Bíróság szerint nem a főszolgáltatásnak tekinthető ingatlan bérbeadás ÁFA-s megítélése dönti el a közüzemi szolgáltatások továbbszámlázásakor utóbbiak ÁFA-mértékét.
Érdemes megemlíteni, hogy ha a mérőórák átírásra kerültek volna a bérlő nevére, akkor egyszerűsödött volna a helyzet, mert akkor közvetlenül a közüzemi szolgáltató számlázta volna a díjakat a bérlő felé.
Jelen cikk szabályai a magyar társaságok egymás közötti ingatlan bérbeadási ügyleteinek ÁFA-kezelésére vonatkoznak, nem pedig magánszemélyek közötti vagy magánszemély-társaság közötti szerződésekre.
A cikkben tárgyaljuk a bérleti szerződés írásbeliségének fontosságát, a mérőórák állásának rögzítését, a közüzemi díjak fizetésének módját, a kaució-jellegű biztosíték feltételeit, a szerződés időtartamát és a felmondás különböző eseteit.
A közüzemi díjak rögzítésének alapelve, hogy a mérőórák állását, és az abból adódó költségeket ki és hogyan viseli, legyen egyértelműen meghatározva a szerződésben, hogy a felek elkerüljék a későbbi vitákat és jogi eljárásokat.
A bérleti díj és a közüzemi díjak elosztása során a szerződésnek tartalmaznia kell a fizetési módot, a fizetés gyakoriságát és pontos határidőket, hogy a késedelmek legyenek elkerülhetők.
A kaució (óvadék) intézménye a bérbeadó biztosítéka arra az esetre, ha a bérlő nem teljesíti kötelezettségeit vagy kár keletkezik a bérleményben; a kaució mértéke általában 1-3 havi bérleti díjnak felel meg, és a szerződés megszűnésekor visszajár, kivéve a szerződésben rögzített visszatartási okokat.
A bérleti szerződés időtartama lehet határozott vagy határozatlan; a határozott idő nagyobb biztonságot nyújt, de kötik a feleket kötelezettségekhez, míg a határozatlan időnél bármikor lehet rendes felmondással élni a feltételek szerint.
A bérlemény használata szélesebb fogalom, amelyhez tartozik a harmadik fél részére történő kiadás joga és a bérlemény átalakításának megítélése is; a szerződésben ezt is érdemes tisztázni a viták elkerülése érdekében.
Fontos a kapcsolattartás megoldása: a szerződésben rögzíteni kell, hogy a bérlő és a bérbeadó hogyan érhető el, és hogyan érkezik meg a küldemény, ha a cím elérését megtagadják.
A szerződés olyan részleteket is tartalmazhat, mint a társasházi szabályok betartása, a kisállat tartása, az albérletbe adás joga, és a szükséges engedélyek beszerzésének kötelezettségei.
A bérlemény kiürítésének és a szerződés megszűnésének jogkövetkezményei szintén legyenek részletesen meghatározva a szerződésben, hogy peres eljárások nélkül is érvényesíthető legyenek a felek jogai.
Az aláírók és a szerződés jogi formája is lényeges: lehet magánokirat, teljes bizonyító erejű magánokirat, ellenjegyzéssel ellátott magánokirat vagy közokirat; ezek közül a közokiratba foglalt szerződés a legerősebb, mert peres eljárás nélkül is érvényesíthetők benne foglalt jogkövetkezmények.
A bérbeadó és a bérlő személyének pontos rögzítése különösen fontos a későbbi jogi viták elkerülése érdekében: ellenőrizni kell a jogosultságot a kiadásra, és ha meghatalmazott jár el, annak tartalmi és formai követelményeit is.
A bérleti szerződés tárgya pontosan meghatározza az ingatlant, a címet, a helyrajzi számot, az állapotot és a berendezések körét; szükséges lehet fényképes jegyzőkönyv vagy részletes leírás használati állapotról a viták megelőzése érdekében.
A mérőórák állásának rögzítése és az elszámolásuk módja legyen világos: mérőórák átírása a bérlő nevére vagy a tulajdonos nevén marad és a bérlő fizeti a közüzemi díjakat az utóbbi esetben.
A közüzemi díjak elszámolása kapcsán a példák és gyakorlati kérdések megvitatása segít abban, hogy a felek jogai és kötelezettségei tiszták legyenek és elkerüljék a későbbi félreértéseket.
Az alábbi esettanulmányok rávilágítanak arra, hogy a közüzemi szolgáltatók és a számlázási gyakorlat hogyan befolyásolja a bérleti díj és a közüzemi díjak elszámolását a felek között.
Ha a mérőórák a bérlő nevén kerülnek átírásra, akkor közvetlenül a közüzemi szolgáltató felé történik a díjfizetés, és a továbbszámlázás így - részben - egyszerűsödik.
A cikk rámutat arra is, hogy a közüzemi díjak továbbszámlázása esetén fontos a szolgáltatók és a bérlő közötti elszámolás részletezése, hogy a kifizetések időben és egyértelműen rendeződjenek.
- Megállapítás: a mérőórák átírásának hiánya megnehezíti a kockázatkezelést és a felek közötti elszámolást.
- Javaslat: a közüzemi díjak és a bérleti díj külön számlázását és az időszakok egyértelmű megjelölését érdemes alkalmazni.
- Gyakorlati megoldás: a közüzemi szolgáltató felé történő közvetlen utalás vagy a bérbeadó áthárítása a felek megállapodásának megfelelően történjen.
Részletezett példák és gyakorlati útmutató
A cikk több részletes példát és gyakorlati útmutatást tartalmaz a következő témákban:
- a bérleti díj és közüzemi díjak összegzésének és elszámolásának pontosítására;
- a mérőórák állásának rögzítésére és az időszakokra lebontott díjkimutatások kidolgozására;
- a kaució és annak különböző esetekben történő tartására és visszajuttatására;
- a szerződés megszűnése vagy felmondása utáni kiürítés rendezésére és a jogkövetkezmények pontos meghatározására.
A mérőórák és a közüzemi díjak részletes kezelése a gyakorlatban
Egyeztetni kell, hogy a közüzemi díjak milyen időszakaszra vonatkoznak, és hogyan kapcsolódnak a bérleti díjhoz; a példák szerint a költségek átvezetése és a számlázási időpontok meg kell legyenek határozva a szerződésben.
Meg kell határozni, hogy a közüzemi díjak adójogi szempontból hogyan számolódnak el, és hogy az elszámolási időszak adatait hogyan tüntetik fel a számlán.
A bérlő a közüzemi díjakat általában anyagköltségként számolja el a könyvelésben, de csak akkor, ha a bérbeadó számláját megkapta és az időszakokra vonatkoztatva.
tags: #kozuzemi #dij #berleti #szerzodesben #rogzitese