Nyomástartó építési napló: hogyan működik az e-napló és miért érdemes jól vezetni

Az építési napló egy olyan dokumentum, ami az építkezés folyamatát rögzíti. Mint ahogy a hajónaplóban, ebben is naponta rögzítjük a pontos eseményeket, amelyek a munkaterületen történtek. Az e-építési napló alkalmazással létrehozott építési napló továbbra is az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdésétől annak befejezéséig vezetett, hatósági és bírósági eljárásban felhasználható olyan hiteles dokumentum, amely időrendben tartalmazza a szerződés tárgya szerinti építőipari kivitelezési tevékenység, illetve az építési-szerelési munkák adatait, továbbá a munka menetére, megfelelőségére és dokumentumaira (pl. tervrajzi kiegészítések) vonatkozó vagy az elszámoláshoz szükséges jelentős tényeket.

Miért félnek sokan az e-naplótól - és miért nem kell?

Az e-naplótól sok kivitelező fél. Félelemre azonban semmi ok: kiadványunk segítségével bármelyik építtető, akár egy nyugdíjas énektanárnő is meg tudja nyitni nekünk a naplónkat. Azért is sokan tartunk az e-naplótól, mert az építésfelügyelet távolról, az íróasztal mellől is látja. Ma már azt is tudjuk, hogy az e-napló távoli ellenőrzésével külön, erre szakosodott ügyintézők foglalkoznak.

A legtöbb probléma mégis abból adódik, ha utólag próbáljuk “lepapírozni” a kivitelezést. Hamar lebukhatunk, ha például azt “meséljük”, hogy egy nap alatt két emberrel elkészült egy nagyobb ház teljes falazása. Egy helyszíni szemle esetén rögtön kiderül minden turpisság. Ha azonban betartunk pár egyszerű szabályt, nincs mitől félnünk. Ha értjük az e-napló vezetésének csínját-bínját, akkor ez a program nem veszélyes ránk nézve, sőt, remek “fegyverhordozónkká” válhat. Egy esetleges elszámolási vitánál vagy pernél bizonyíthatjuk vele, hogy teljesítettük a szerződésbeli feladatunkat. Mi dolgoztunk: konkrétan akkor dolgoztunk, amikor az e-naplóban szerepel.

Mikor kötelező építési naplót vezetni?

• építési, bontási, fennmaradási és továbbépítési engedélyköteles építkezéseknél;
• egyszerű bejelentéses építkezéseknél - 2024. október 1. után minden egyszerű bejelentéses építkezésnél kötelező az e-napló vezetése;
• meglévő lakóház egyszerű bejelentéses bővítése során;
• nem engedélyköteles vagy egyszerű bejelentéses esetekben, ha kötelező kiviteli tervet készíttetni (a 191/2009. (IX.15.) kormányrendelet 22. §-ában meghatározott esetekben).

Az építési jogszabályokon felül egyéb esetekben is kötelező lehet az építési napló vezetése: ha valamilyen pályázati forrást veszünk igénybe, és a támogató kötelezően előírta a vezetését; ha a banki hitel feltételként írja elő az e-napló vezetését (pl.: CSOK, felújítás).

Az e-építési napló lényege és elérhetősége

Ma már kizárólag elektronikusan vezethető az építési napló, a papír alapú építési napló már jó ideje nem létezik. Az elektronikus építési naplót, vagyis röviden az e-naplót számítógépen vagy okostelefonra letölthető alkalmazással vezethetjük. Az interneten lévő, államilag megalkotott e-építési napló a www.e-epites.hu honlapról érhető el.

Az e-építési napló egy interneten elérhető program, amellyel elektronikusan történik az adatok rögzítése, a bejegyzések és a mellékletek csatolása is az építési naplóba. Az e-építési napló alkalmazással létrehozott építési napló funkcióját, vezetésének célját, tartalmi követelményeit tekintve nem különbözik a papíralapú elődjétől, csak a formátumában.

Az e-napló részei

• e-főnapló: az építtető és a fővállalkozó kivitelező közötti tevékenység dokumentálására szolgál;
• e-alnapló: a megrendelő vállalkozó kivitelező és az alvállalkozó kivitelező közötti tevékenység dokumentálására szolgál;
• mellékletek: készenléti tárhely, tervnapló, összesítő lap, közös gyűjtő napló, alvállalkozói nyilvántartás stb.

Ki és hogyan indíthatja, nyithatja meg az e-naplót?

Az e-építési napló készenlétbe helyezése kizárólag rendszerhasználati díj megfizetését követően történhet. Az Országos Építésügyi Nyilvántartás (OÉNY) üzemeltetője, a Lechner Lajos Tudásközpont (LLTK) helyezi készenlétbe az elektronikus építési naplót, és ahhoz az építtető számára hozzáférést biztosít. A sajátos építményfajták tekintetében az e-építési naplót a sajátos építményfajták szerinti miniszter által kijelölt rendszer üzemeltetőjénél kell kezdeményezni.

Az építtető az LLTK Dokumentációs és Információs Központ Üzemeltetési és Adatkezelési Szabályzatában foglaltak szerint kezdeményezheti az e-építési naplóhoz történő hozzáférést (az e-építési napló készenlétbe helyezési igény előterjesztése). Vagyis nem a kivitelező „szerezheti be” az e-építési naplót, ellentétben a papír alapú naplóval.

Ügyfélkapu, NÜJ és szerepkörök

Ügyfélkaput minden természetes személy igényelhet az okmányirodákban. Az elektronikus építési naplóba történő első belépés alkalmával minden felhasználó egy egyedi azonosítót, Napló Ügyfél Jelet (NÜJ) kap. A NÜJ egy 9 jegyű azonosító számsor, ami a későbbiekben nem változik, és kizárólag az adott ügyfélkapu használatával az e-építési napló alkalmazásba belépőhöz kötődik. Az e-építési napló alkalmazásba történő első ügyfélkapun keresztüli belépés alkalmával a saját adatok, szakmagyakorlási jogosultságok és a képviselt cégek adatait ki kell tölteni, ezzel létrejön egy személyes „profil”.

Mi az a szerepkör? Mindenkinek, aki egy e-építési naplóba, e-fő-, vagy e-alnaplóba be akar jegyezni, vagy be akar tekinteni. Annak, aki kezdeményezte pl. a szerepkörkiosztást, a rendszerben található a kód; annak, akinek el kell fogadnia, tetszőleges módon át kell adni a kódot.

Mikor kell készenlétbe helyezni és megnyitni az e-naplót?

Elsődlegesen készenlétbe kell helyezni az e-építési naplót (e-főnaplót, e-alnaplót), kizárólag a készenlétbe helyezett e-építési naplókat lehet megnyitni, majd vezetni az arra jogosultaknak. Az üzembe helyezés annyit jelent, mintha egy üres naplót vennél, aminek csak a címlapját töltöd ki - ebből fog kiderülni, hogy milyen beruházáshoz lesz köthető a napló. Ez nem jelent egyet a kivitelezés és a naplóvezetés megkezdésével, ez a napló megnyitásával és a munkaterület átadásával egyidejűleg kezdődik.

Az e-főnaplót az építtető a fővállalkozó kivitelező e-főnaplóját a fővállalkozói szerződés adatainak rögzítésével állítja készenlétbe. Gyakorlatban az építtető küld egy jelzést a fővállalkozónak arról, hogy őt jelenti be fővállalkozóként a beruházás során. Az e-építési naplóban akkor jelenik meg fővállalkozóként az adott cég, személy, ha visszaigazolja az építtető jelzését, és ezen visszaigazolást követően tehet bejegyzéseket a saját NÜJ számának felhasználásával.

Hogyan kell vezetni az e-naplót - gyakorlat és kötelezettségek

• Az e-főnapló és e-alnapló nyilvántartási oldalait a napló megnyitásakor kell kitölteni. A még nem ismert adatokat azok tudomásra jutásakor kell rögzíteni.
• A naplórészt naponta kell vezetni, azt naprakész állapotban kell tartani.
• Minden munkavégzési napon kötelező napi jelentést rögzíteni. Munkaszüneti napon bejegyzés nem szükséges, viszont ezt a tényt - a várható munkafolytatási nap megjelölésével - az utolsó munkavégzési napon be kell jegyezni.
• Az eseti bejegyzéseket az esemény bekövetkezése napján kell megtenni.
• A naplóbejegyzések és rögzített dokumentumok utólagos módosítása vagy végleges törlése nem lehetséges, az e-napló alkalmazás minden cselekményt naplóz és követhetővé tesz.

Az elektronikus építési naplóban köteles haladéktalanul közölni a) a fővállalkozó kivitelező az építtetővel a pótmunka műszaki szükségességét, b) az építtető a fővállalkozó kivitelezővel a pótmunka igényét. Az építőipari kivitelezési tevékenység résztvevői egymást az e-építési naplóba történő bejegyzéssel értesítik azokról a tudomásukra jutott, az építési tevékenységet érintő veszélyhelyzetekről, tényekről és körülményekről, amelyek az építési szerződésen alapuló kötelezettségeik szerződésszerű teljesítését befolyásolják vagy veszélyeztetik.

Naprakész rögzítés és helyszíni elérhetőség

Az e-főnaplónak és az e-alnaplónak azokat a munkarészeit, amelyek nem kerültek még az enapló internetes alkalmazásban rögzítésre, a helyszínen elérhetővé kell tenni azok számára, akik abba bejegyezhetnek, vagy akik abba betekinthetnek. A naplóvezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy a saját gépen rögzített napi bejegyzés és egyéb dokumentumok legfeljebb a bejegyzési vagy dokumentálási kötelezettség napjától számított három napon belül az internetes alkalmazásban is rögzítésre kerüljenek.

Szereplők, jogosultságok és átvállalás

A vállalkozó kivitelező a vele szerződéses viszonyban álló alvállalkozója e-alnaplójának, és ezen alvállalkozóval szerződéses viszonyban álló további alvállalkozó e-alnaplójának vezetését átvállalhatja. Az átvállalás nem vonatkozhat azokra a naplórészekre és mellékletekre, amelyet kizárólag a naplóvezetésre kötelezett tölthet ki, így a teljesítésigazolási naplóra, az elektronikus alvállalkozói nyilvántartásra és a gyűjtőnaplóra.

Minden átvállalt e-alnapló vezetését a saját napló vezetésétől elkülönülten, külön-külön kell végeznie az átvállaló vállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetőjének. Az átvállalt e-alnaplóban az e-alnapló vezetésére eredetileg kötelezett alvállalkozó az e-alnaplóban észrevételt tehet, vagy bármikor visszaveheti az e-napló vezetését.

Szereplők előnyei - miért jó az e-napló minden résztvevőnek?

Ha építtető vagyok, akkor azért, mert pontos információt kapok a napi munkavégzésről: melyik vállalkozás, hány fővel mit dolgozott. Az építkezési folyamat időrendben áttekinthető. Pontosan dokumentálva van, hogy mi, miből és hogyan épül, akkor is ha eltértek a tervektől. Hivatalosan üzenhetek a vállalkozónak, ha észrevételeim vannak. Nem kell ajánlott tértivevényes leveleket küldözgetni. Vitás esetekben a közjegyző, Teljesítésigazolási Szakértői Szerv eljárásaiban, valamint hatósági és bírósági eljárásban elsődlegesen felhasználható dokumentum, így megvédhet a kellemetlenségektől, ha például rosszul teljesített a vállalkozó.

Ha műszaki ellenőr vagyok, akkor ellenőrizhetem, hogy a kivitelezés a jogszabályi, hatósági előírásoknak, szabványoknak, terveknek megfelelően valósul meg. Ellenőrizni tudom, hogy időrendben pontosan hol tartanak a vállalkozók, könnyebben össze tudom hangolni az egyes kivitelezési munkákat. Jelezhetem az építtetőnek és a kivitelezőknek, ha valami nincs rendben (pl.: eltértek a tervektől). A tervváltoztatásokat jelezhetem az építtető felé. Pénzügyi elszámolások, felmérések ellenőrzése is egyszerűbb.

Ha vállalkozó vagyok, akkor később bármikor tudom igazolni, hogy az adott időben elvégeztem azt, amit kellett: ott dolgoztam a munkaterületen, és a beírt munkákat végeztem a terveknek megfelelően. A tervektől való eltérő kivitelezést dokumentálhatom (az Építész-, és a Mérnök Kamara szabályzatait figyelembe véve, előre feltöltött tervek alapján). Üzenhetek az Építtetőnek, ha valami kérdésem vagy problémám van az építkezéssel kapcsolatban. Egyszerűen kiállíthatom az e-napló összesítő lapján a nyilatkozatom, az FMV nyilatkozat alapján.

Ha Tervező vagyok, akkor igazolhatom vele, hogy, ahol kötelező, megtettem a kötelező tervezői művezetéseket. Hozzájárulhatok a tervektől való eltéréshez. Védhetem vele magam, ha eltérnek a tervektől. Nyilatkozhatok arról, hogy a terveknek megfelelően/nem megfelelően épült meg az épület.

Gyakorlati javaslatok és szolgáltatási lehetőségek

Első lépésként a felső sorban látható menüből a Saját adatok kitöltése szükséges. Második lépésként a menüsorból a Készenlétbe helyezések pontra kell kattintani. Az építész tervező kitöltendő résznél be kell írni a tervező NÜJ számát. Ezt saját gyakorlatomban úgy alakítottam ki, hogy már a tervezői szerződésbe belefoglaltam a NÜJ számomat. A díjat a megrendelőnek be kell fizetnie. A befizetés után a rendszer visszaigazol.

Az e-napló készenlétbe helyezése előtt érdemes előre összeállítani a beruházási aktát: Beruházási akta létrehozása, vezető tervező meghívása, készenlétbe helyezés megrendelése. A napló megnyitásakor el kell végezni a főnapló létrehozását, a vállalkozás megfelelőségének és jogosultságának ellenőrzését, munkaterület átadását. A naplóvezetés átadható a felelős műszaki vezetőnek is, ám ezt a tényt a naplóban rögzíteni kell, valamint az erre való megbízást is csatolni kell.

Szolgáltatási díjak (példák)

Szolgáltatásunk tartalma: e-építési napló készenlétbe helyezése, építési napló nyitása, eseti bejegyzések, építési napló zárása. Példák a díjakra:

Példa: egy átlagos családi házra vetítve kb. 3 hónap munkavégzés alatt: naplónyitás 10.000 Ft, napi bejegyzések: 1.000 Ft * 50 munkanap = 50.000 Ft, eseti bejegyzések: 1.000 Ft * 10 alkalom = 10.000 Ft, naplózárás: 10.000 Ft; azaz összesen 80.000 Ft.

Hatósági megszüntetés és napló lezárása

2013. október 2-án hatályba lépő új kötelezettsége az építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóságnak, hogy megszünteti az e-építési napló készenlétét, ha például e-főnaplót nem nyitottak meg és az építési vagy bontási engedély hatálya lejárt. Az építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóság az e-építési napló készenlétbe helyezésének megszüntetéséről és az e-építési napló lezárásáról is dönt, ha az e-főnapló megnyitására sor került, és az építtető az elkészült építményre jogerős és végrehajtható használatbavételi engedéllyel rendelkezik - kivéve, ha a használatbavételi engedély rendelkezik hiányzó építési tevékenységek elvégzésének kötelezettségéről.

Hasznos tanácsok a mindennapi naplóvezetéshez

• Naponta vezessük a bejegyzéseket: ne hagyjuk a „ma majd megírom” hozzáállást, mert ez később problémákhoz vezethet.
• Töltsük fel időben a mellékleteket (szerződés, meghatalmazás, megfelelőségi tanúsítás, jegyzőkönyv, tervdokumentáció).
• Használjunk modern építőipari menedzsment szoftvereket több építési munkálat koordinálására: ezek biztosítják az egyszerű, gyors és digitális feladatkezelést, kommunikációt, jelentéskészítést és egyszerűbbé válik egy hiba feltárása is.
• Gondoskodjunk arról, hogy helyszínen is elérhető legyen a napló azon része, amely még nem került feltöltésre az internetes alkalmazásba.

Az elektronikus dokumentáltságnak hála, búcsút inthetünk a félreértéseknek, elmaradásoknak és egyes adminisztratív problémáknak. Érdemes a naplóvezetést komolyan venni: jól vezetett e-naplóval megelőzhetők a viták, és könnyebb bizonyítani a teljesítést vitás esetekben.

tags: #nyomastarto #epitesi #naplo

Népszerű bejegyzések:

• Corvin Corner Irodaépület bemutatása és közlekedőnapos programok
• Hogyan befolyásolja a vagyonkezelői bérlemény adásvételi szerződés a jogokat?
• Csongrád-Csanád megyei NAV elérhetőségek és ügyintézési határidők áttekintése
• Tudnivalók a Címnyilvántartásról
• Albérletpiac helyzete Budapesten és Balla ingatlan