Тársasházi közös költségek könyvelése vállalkozás szemszögéből

A közös költségek könyvelése társasházakban speciális terület, amelyben a Naplófőkönyvi vagy egyéb könyvelési elvek betartása nélkülözhetetlen a jogszerű kezeléshez és az átlátható elszámoláshoz. Ebben a cikkben összegyűjtjük a legfontosabb elveket, a hazai jogi hátteret, és gyakorlati megfontolásokat a vállalkozások, kötelezően részt vevő intézmények és a tulajdonosok szempontjából egyaránt.

A naplófőkönyv és az egyszeres könyvviteli alapelvei

A Társasházak könyvelése gyakran egyszeres könyvvitellel történik, amely a pénzeszközök változásait rögzíti, és a bevételek közé csak a ténylegesen befolyt bevételeket, a kiadások közé pedig a ténylegesen kifizetett tételeket jegyzi. Magyarországon 2004. január 1. óta az egyszeres könyvviteli rendszer lehet a kiinduló eljárás, ám a gyakorlatban a naplófőkönyv vezetése és a részletező rovatok használata is előírás lehet a bankszámla- és pénztárrovatok elkülönítésére. A naplófőkönyv adatait mindig a Pénztár és Bankszámla rovatok növekedésével vagy csökkenésével kell könyvelni, a bizonylati fegyelem betartásával.

  • Az adatok bejegyzése a bizonylatokkal összhangban történik: készpénzmozgás és banki értesítés egyidejű bevitele.
  • Papír alapú naplófőkönyv esetén az időszakok végén az oszlopokat összesíteni kell, és a zárást el kell végezni (pl. hétközi zárás).
  • A könyvelés végén a téves bejegyzéseket át kell húzni, majd javítani, és aláírni.

Jogszabályi hátterek és a közös költség fogalma

A közös költség jogi hátterét a Társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény és a Polgári Törvénykönyv (2013. évi V. törvény) adja meg. A közös költség a tulajdonostársakat a tulajdoni hányaduk szerint terheli, kivéve ha az SZMSZ ezt másként rendeli. A költségvetés (Tht. 47. §) és a költségvetés szerinti elvek meghatározzák a tervezett kiadások és a tényleges kiadások viszonyát, valamint a hozzájárulások alapját, melyet a közgyűlés hagy jóvá. A rendes gazdálkodás körét meghaladó kiadásokra (pl. bővítés, átalakítás) a tulajdonostársak egyhangú határozatával lehet csak igénybe venni.

A közös költségek elszámolása során fontos, hogy a hozzávetőleges és a tényleges költségek felhasználási célja megfeleljen a jogszabályi előírásoknak. A közös költség hozzájárulását a közös képviselet (közös képviselő) vagy az intézőbizottság kezeli, és évente költségvetési javaslatot (Tht. 47. §) és elszámolást (Tht. 48. §) készít. Az elszámolásban meg kell jeleníteni a tervezett és a tényleges kiadások közötti különbségeket, és a túlfizetést vissza kell fizetni.

Költségviselés és a tulajdonjog kapcsolata

A közös költség terhe általában a tulajdonostársat terheli a tulajdoni hányad szerint. Az SZMSZ meghatározhatja, hogy ha egy tulajdon tulajdonosai között megosztás szükséges, a költségek hányadosát meg lehet határozni eltérő módon, de ez sem mehet ellentétesen a törvényekkel. Amennyiben a lakás albérletbe kerül, a közös költséget gyakran az albérlőre terhelik, de ez a gyakorlatban előzetes megállapodást igényel, és a bérleti szerződésbe foglalható.

A közös költség fizetésének kötelezettsége a tulajdonostársakra vonatkozik, függetlenül attól, hogy használják-e a közös részeket. Ha a közös költség fizetése elmarad, a közös költség behajtása érdekében a közös képviselő írásbeli emlékeztetőt és fizetési felszólítást adhat ki, és szükség esetén fizetési meghagyásos eljárást is elrendelhet. A jogszerű behajtás érdekében a határozatok és a szabályzatok minden esetben a közgyűlés hatáskörébe tartoznak.

A közös költség és a felújítások osztályozása

A közös költség két fő kategóriája: a rendes gazdálkodás körébe tartozó kiadások és a rendes gazdálkodáson túli kiadások (fenntartási és fejlesztési célok). A felújítási költségek lehetnek fenntartási jellegűek vagy fejlesztő jellegűek. A fenntartásban végzett tevékenységek közé tartozik például a karbantartás, a megelőző javítások, a közös berendezések cseréje és a közösségi létesítmények üzemeltetése. A fejlesztési kiadásokhoz tartozik a közösség bővítése, átalakítása vagy új egységek létesítése, amelyeket csak egyhangú tulajdonostársi hozzájárulással lehet megvalósítani.

A SZMSZ-ben rögzíteni kell a közös költség összetételét és a megállapítás módját, külön kiemelve a költségnemekre és az elszámolás módjára vonatkozó szabályokat. Ugyanígy készüljön éves költségvetés és a tényleges kiadások elszámolása a tulajdoni hányadok szerint, amelyben a különbözetet rendezik. A közös költség előlegként való fizetése az előírt költségvetési határidőkhöz kötődik, és az előleg összege végeredményben a tényleges kiadások alapján módosulhat.

Miért fontos a helyes könyvelés? Gyakorlati példák

Az egyik legfontosabb szemlélet az, hogy a közös költség és felújítások megfelelő célhoz való rendelése elválasztja az esetleges visszaéléseket és a jogszerű elszámolást. A példákból jól látszik, hogy a közös költség könyvelése során a legnagyobb gondot a naplófőkönyv - vagy az ehhez kapcsolódó digitális megoldások - helyes megvalósítása jelenti. A jó gyakorlat szerint a számlák és a közgyűlési határozatok összhangban legyenek, és a beszámolóknak a jogi előírások szerint meg kell jeleníteniük az éves költségvetést, az elvégzett és tervezett kiadásokat, valamint a költségek megosztását a tulajdonosok között.

Maiste, hogy a közös költség áfás vagy áfamentes lehet-e: a közös költség általában nem minősül adóalanyok közötti szolgáltatásnyújtásának, ezért a társasház (mint közösség) nem bocsáthat ki számlát a tagok felé, és a közös költség áfája nem igényelhető vissza. Azonban ha a közös költség gazdasági tevékenységet is felölelhet, előfordulhat, hogy adóalanyiság kérdése felmerül. Ebben az esetben a pontos megoldás a jogszabályokra és a konkrét szerződéses megállapodásokra támaszkodik.

Gyakorlati kérdések és válaszok részletezése

  1. A naplófőkönyv vezetése a társasház könyvelésének megengedett formája-e? Igen, de a naplófőkönyvi elvek mellett a bankszámla- és pénztárrovatokat is jól el kell különíteni, és a tételek el kell, hogy érkezzenek a bizonylatokkal.
  2. Kettős könyvvitelt vezető társasház esetén hogyan történik a bérleti díj és az SZJA könyvelése? A válasz részletei a vonatkozó kormányrendeletek és adózási szabályok alapján határozzák meg a könyvelési rendet, beleértve a bérleti díjra és az SZJA-ra vonatkozó könyvelési tételeket is.
  3. Ha az üzemeltető és a társasház közös megállapodást köt, hogyan történik a számlázás és az áfa elszámolása? A példák szerint többségében a közvetített szolgáltatás pénzügyi transzformációkhoz vezethet, és az áfa kezelése a szolgáltató és a közös költség viszonyától függ. Az adott esetekben jogszabályok és adózási szabályozás szerint kell eljárni.
  4. A közös képviselő feladatai közé tartozik-e a költségvetés készítése és a közgyűlés előkészítése? Igen, és ennek hátterét a Tht. és az SZMSZ határozza meg, valamint a éves beszámolók és elszámolások elkészítése is.
  5. Számlázási és beszámolási hibák esetén hogyan lehet a társasház könyvelését javítani? A korábbi, lejárt vagy érvénytelen számlák felülvizsgálata, a téves bejegyzések javítása és a megfelelő határozatok aktualizálása szükséges.
  6. Változhat-e a közös költség összegének kiszámítása a tulajdoni hányad módosulásával? Igen, és ezt az SZMSZ illetve a közgyűlési határozatok szerint kell kezelni.
  7. Mefizetési kötelezettség és a hátralék-kezelés folyamata hogyan történik? Írásbeli emlékeztető, fizetési felszólítás és szükség esetén a fizetési meghagyásos eljárás következik.
  8. A közös költséghez kapcsolódó felújítási alap hogyan kerül képzésre és bemutatásra a könyvelésben? Ennek a szabályait előírja az SZMSZ és a Tht., és a mozgások pontos dokumentálása szükséges.
  9. Ha egy tulajdonos eladja ingatlanát, mi történik a felújítási alappal és a befizetésekkel? A korábbi és az új tulajdonos jogai és kötelezettségei a szerződéses megállapodásoktól függenek, és a Számviteli Levelek vonatkozó álláspontjai szerint a bizonylatolás és a követeléskezelés egyértelmű legyen.

Ajánlott gyakorlatok a vállalkozásoknak

  • Ismerje meg a 479/2016. (XII. 28.) Korm. rendelet előírásait a társasházak könyvelésére vonatkozóan, mivel ezek kötelezőek a közös képviselőkre nézve is.
  • Rendelkezzen világos SZMSZ-szabályokkal a közös költség összetételéről, költségnemekről, elszámolási módokról és a költségek megosztásáról, hogy elkerülhető legyen a jogszerűtlen elszámolás.
  • Gondoskodjon a bizonylati fegyelemmel és a megfelelő időbélyegezéssel, hogy a naplófőkönyv és a pénzügyi beszámolók áttekinthetők legyenek a kontroll és az ellenőrzés során.
  • Fontolja meg a digitális könyvelési megoldások alkalmazását úgy, hogy közben megfeleljen a magyar jogszabályoknak és az átlátható elszámolásnak, miközben a költségek és bevételek nyilvántartása egyszerűsödik.
Infografika a közös költség felépítéséről és kltségvetési folyamatokról

tags: #tarsashazi #kozos #koltseg #konyvelese #vallalkozasu

Népszerű bejegyzések: